Norma Nr.23 din 03.04.2020

Având în vedere prevederile art. 46, 79, 80, 85 şi ale art. 86 alin. (1) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale,în temeiul prevederilor art. 84 şi ale art. 91 lit. a) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale,în baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c), art. 6 alin. (1) şi (2) şi ale art. 7 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din şedinţa din data de 1 aprilie 2020,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă. Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezenta normă reglementează: a)condiţiile de dobândire şi de încetare a calităţii de participant la un fond de pensii ocupaţionale; b)evidenţa participanţilor la un fond de pensii ocupaţionale; c)actualizarea de către fiecare administrator a informaţiilor referitoare la participanţi conţinute în Registrul participanţilor; d)forma-cadru şi conţinutul actului individual de aderare la un fond de pensii ocupaţionale şi procedura de modificare a acestora. Articolul 2Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute la art. 3 din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, denumită în continuare Lege, precum şi următoarele semnificaţii: a)aderarea - manifestarea de voinţă a unei persoane de a deveni participant la un fond de pensii ocupaţionale, prin semnarea unui act individual de aderare la un fond de pensii ocupaţionale; b)datele cu caracter personal - numele şi prenumele, codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate, adresa de domiciliu, adresa de corespondenţă, numărul de telefon, adresa de e-mail, imaginea actului de identitate, datele din actele de stare civilă, semnătura olografă, datele despre angajator, datele din actul de aderare, datele privind contul bancar, istoricul contribuţiilor şi operaţiunilor, identificatorii online, istoricul petiţiilor, datele biometrice, datele din hotărârile judecătoreşti/certificatele de încadrare în gradul de handicap/deciziile administrative privind acordarea pensiei de invaliditate/deciziile medicale privind capacitatea de muncă; c)elemente de contact - adresa de domiciliu, adresa de corespondenţă, numărul de telefon şi adresa de e-mail; d)elemente de identificare - numele şi prenumele, precum şi codul numeric personal; e)Registrul participanţilor - ansamblul datelor organizate şi înregistrate în mod cronologic şi sistematic cu privire la:

f)semnătură biometrică - semnătură olografă utilizată pe un suport informatic specializat care înregistrează date temporale, precum viteza şi acceleraţia, presiunea cu care se semnează pe suportul informatic specializat, datele grafice ale semnăturii biometrice, unghiul şi diferenţa de unghi utilizate la semnare. Capitolul IIDobândirea şi încetarea calităţii de participant la un fond de pensii ocupaţionale Secţiunea 1Dobândirea calităţii de participant la un fond de pensii ocupaţionale Articolul 3O persoană eligibilă conform prevederilor art. 79 alin. (1) din Lege devine participant la un fond de pensii ocupaţionale ca urmare a îndeplinirii, în mod cumulativ, a următoarelor condiţii: a)aderă la un fond de pensii ocupaţionale prin semnarea unui act individual de aderare în forma autorizată de Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F.; b)are cel puţin o contribuţie virată la fondul de pensii ocupaţionale, în cuantumul minim prevăzut în actul individual de aderare încheiat cu un administrator de fonduri de pensii ocupaţionale autorizat. Articolul 4
(1) Administratorii întocmesc şi actualizează Registrul participanţilor.
(2) Registrul participanţilor cuprinde:a)elementele de identificare şi de contact ale persoanelor eligibile; b)elementele de identificare şi de contact ale participanţilor; c)datele de identificare ale angajatorilor; d)seriile şi numerele unice ale actelor individuale de aderare; e)data la care s-au semnat actele individuale de aderare; f)evidenţa contribuţiilor convertite; g)valoarea contribuţiilor virate şi identificate în contul colector; h)valoarea contribuţiilor convertite în unităţi de fond; i)data la care s-au virat contribuţiile; j)data la care s-au convertit contribuţiile în unităţi de fond; k)valoarea unitară a activului net la care s-a efectuat convertirea contribuţiei; l)numărul de unităţi de fond aferent contribuţiei convertite; m)numărul total al unităţilor de fond; n)orice alte informaţii solicitate de A.S.F. Articolul 5Angajatorii au obligaţia de a verifica elementele de identificare şi de contact ale persoanei care a semnat un act individual de aderare, la data semnării actului. Articolul 6
(1) Administratorii au obligaţia de a înregistra actele individuale de aderare în Registrul participanţilor numai după verificarea corectitudinii întocmirii actului individual de aderare, a conformităţii informaţiilor înscrise în acestea cu datele înscrise din copia actului de identitate.
(2) Administratorii au obligaţia de a înregistra persoanele eligibile în Registrul participanţilor, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii actelor de aderare de la angajatori, cu condiţia respectării prevederilor alin. (1).
(3) Administratorii au obligaţia de a arhiva în format electronic toate actele individuale de aderare şi toate actele de identitate ale persoanelor care au fost înregistrate în Registrul participanţilor. Articolul 7Administratorii au obligaţia de a asigura corectitudinea datelor înscrise în Registrul participanţilor prevăzut la art. 4. Articolul 8
(1) Administratorii au obligaţia să dispună de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranţă a informaţiilor din Registrul participanţilor.
(2) Administratorii au obligaţia să realizeze şi să păstreze copii de siguranţă ale informaţiilor stocate în sistemul informatic privind Registrul participanţilor. Articolul 9Administratorii au obligaţia de a păstra în deplină siguranţă actele individuale de aderare care au fost completate prin folosirea unor dispozitive electronice şi semnate utilizând semnătura biometrică, asigurând elementele definitorii ale securităţii datelor, respectiv confidenţialitatea, integritatea şi disponibilitatea acestora. Secţiunea a 2-aSuspendarea plăţii contribuţiei şi modificarea nivelului contribuţiei la un fond de pensii ocupaţionale Articolul 10De la data semnării actului individual de aderare, angajatorul şi/sau persoana eligibilă datorează fondului de pensii ocupaţionale cuantumul minim al contribuţiei prevăzut în actul individual de aderare, cu respectarea prevederilor art. 85 din Lege. Articolul 11
(1) În situaţia în care, pentru o perioadă mai mare de 3 luni consecutive de la data scadenţei obligaţiei de plată a contribuţiei minime stabilite prin actul individual de aderare, angajatorul nu virează contribuţiile pentru fondul de pensii ocupaţionale, administratorul poate să considere suspendată plata contribuţiei din partea angajatorului.
(2) Suspendarea sau încetarea plăţii contribuţiei nu aduce atingere calităţii de participant ori activului personal al acestuia.
(3) Angajatorul şi/sau participantul, după caz, pot relua în orice moment plata contribuţiei. Secţiunea a 3-aÎncetarea calităţii de participant la un fond de pensii ocupaţionale Articolul 12Calitatea de participant la un fond de pensii ocupaţionale încetează: a)la data deschiderii dreptului la pensia ocupaţională, în condiţiile legislaţiei aplicabile; b)prin efectuarea plăţii unice, respectiv prin efectuarea ultimei plăti eşalonate, după caz, a contravalorii activului personal net al participantului la fond, în condiţiile legislaţiei aplicabile; c)în urma transferului către unul sau mai multe fonduri de pensii ocupaţionale şi/sau facultative. Capitolul IIIDispoziţii generale privind actul individual de aderare şi procedura de modificare a acestuia Secţiunea 1Actul individual de aderare Articolul 13
(1) Forma şi conţinutul actului individual de aderare sunt autorizate de A.S.F. odată cu autorizarea prospectului fondului de pensii ocupaţionale.
(2) Forma-cadru a actului individual de aderare utilizat în procesul de aderare este prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta normă.
(3) Suplimentar informaţiilor prevăzute în anexă, administratorii pot introduce în actele individuale de aderare doar următoarele elemente:a)seria şi numărului unic alocat de administrator; b)sigla şi logoul administratorului; c)informaţiile obligatorii despre administrator prevăzute de Lege.
(4) Actul individual de aderare care conţine date şi informaţii de natură să aducă atingere intereselor participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale sau care este încheiat cu nerespectarea dispoziţiilor prezentei norme atrage răspunderea administratorului, conform art. 30. Secţiunea a 2-aModificarea actului individual de aderare Articolul 14
(1) Modificarea formei şi a conţinutului actului individual de aderare se face de către administrator numai cu autorizarea A.S.F.
(2) Decizia de autorizare a modificării formei şi conţinutului actului individual de aderare se emite de A.S.F. ca urmare a unei cereri scrise transmise de către administrator, împreună cu actul individual de aderare modificat şi cu expunerea de motive care stă la baza solicitării. Articolul 15
(1) Administratorul solicită autorizarea modificării actului individual de aderare, în termen de 10 zile lucrătoare de la data intrării în vigoare a unui act individual emis de A.S.F., care determină modificarea informaţiilor prevăzute în actul individual de aderare.
(2) În situaţia în care se constată lipsa unor documente solicitate sau documentele depuse sunt incomplete, ilizibile ori au o formă necorespunzătoare, A.S.F. poate solicita completarea sau înlocuirea acestora, după caz.
(3) Decizia de autorizare a modificării se comunică solicitantului în termen de 10 zile lucrătoare de la adoptarea acesteia de către A.S.F.
(4) Actul individual de aderare în forma modificată intră în vigoare la 5 zile lucrătoare de la data comunicării deciziei prevăzute la alin. (3). Articolul 16
(1) Neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a uneia dintre condiţiile prevăzute în prezenta secţiune atrage respingerea cererii de autorizare a modificării actului individual de aderare.
(2) Decizia de respingere, scrisă şi motivată, se comunică solicitantului în termen de 10 zile lucrătoare de la adoptarea acesteia de către A.S.F.
(3) Decizia de respingere poate fi atacată la instanţa judecătorească competentă, în conformitate cu prevederile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Articolul 17O nouă cerere de autorizare a modificării actului individual de aderare poate fi transmisă A.S.F. numai după ce au fost remediate deficienţele care au determinat respingerea cererii iniţiale. Capitolul IVAderarea la un fond de pensii ocupaţionale Articolul 18
(1) O persoană eligibilă îşi exprimă acordul de a deveni participant la un fond de pensii ocupaţionale şi de a adera la contractul de societate prin semnarea actului individual de aderare.
(2) Administratorul, prin intermediul angajatorului, îi oferă gratuit viitorului participant, prin orice mijloc care poate fi probat ulterior, prospectul fondului, alcătuit din secţiunea generală a acestuia şi secţiunea specifică aferentă schemei de pensii a angajatorului său.
(3) Actul individual de aderare se completează de către persoana eligibilă care aderă sau de către reprezentantul angajatorului.
(4) Angajatorul transmite administratorului, în termen de 10 zile lucrătoare de la semnare, actele individuale de aderare, însoţite de copia actelor de identitate valabile, cu semnătura în original a persoanelor eligibile pe aceeaşi pagină pe care este reprodusă imaginea prin copiere. Articolul 19
(1) Persoanele fizice care exercită o activitate independentă aderă la fondul de pensii ocupaţionale prin semnarea contractului de administrare a pensiei ocupaţionale şi a actului individual de aderare cu administratorul.
(2) Administratorul are următoarele obligaţii:a)să solicite o copie a actului de identitate valabil, cu semnătura în original a persoanei eligibile pe aceeaşi pagină pe care este reprodusă imaginea prin copiere; b)să verifice conformitatea datelor din actul de identitate original cu copia acestuia; c)să prezinte prospectul în vigoare la data aderării şi să înmâneze gratuit un exemplar al acestuia, la cerere, în conformitate cu reglementările în vigoare; d)să predea persoanei eligibile un exemplar original al actului individual de aderare, completat corect şi semnat, în cazul în care actul de aderare a fost semnat pe suport hârtie; e)să transmită persoanei eligibile un exemplar semnat al actului individual de aderare, prin orice mijloc care poate fi probat ulterior. Articolul 20Este interzisă delegarea, împuternicirea sau reprezentarea persoanei eligibile în relaţia cu angajatorul/ administratorul, după caz, sub sancţiunea nulităţii absolute a actului individual de aderare. Articolul 21Este interzisă utilizarea unor acte individuale de aderare ale căror formă şi conţinut nu au fost autorizate de către A.S.F. Articolul 22
(1) Actul individual de aderare se completează în două exemplare originale şi se distribuie astfel:a)un exemplar pentru administratorul fondului de pensii ocupaţionale la care persoana eligibilă a aderat; b)un exemplar pentru persoana eligibilă care a aderat la un fond de pensii ocupaţionale.
(2) În situaţia pierderii de către participant a actului individual de aderare sau a distrugerii totale ori parţiale a acestuia, administratorii eliberează, la cerere, copii certificate ale acestora.
(3) Dacă în termen de 6 luni de la data semnării actului individual de aderare, angajatorul şi/sau persoana eligibilă nu virează prima contribuţie către fondul de pensii ocupaţionale, actul individual de aderare încetează de drept. Articolul 23Participantul are obligaţia de a transmite angajatorului şi administratorului, prin orice mijloc care poate fi probat ulterior, o copie a actului de identitate, în termen de 30 de zile calendaristice de la eliberarea noului document. Articolul 24Administratorii utilizează codul numeric personal şi datele cu caracter personal ale persoanelor eligibile, participanţilor, moştenitorilor şi mandatarilor/reprezentanţilor legali ai participanţilor şi moştenitorilor, colectate în activitatea de administrare conform prevederilor legale şi/sau contractuale în scopuri determinate, explicite şi legitime şi care sunt protejate prin măsuri tehnice şi organizatorice adecvate împotriva accesului neautorizat, a procesării ilegale, pierderii accidentale, a alterării neautorizate sau distrugerii, pentru identificarea acestora şi în vederea efectuării oricărei operaţiuni necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor legale şi/sau contractuale ale administratorului faţă de participanţi/moştenitori/persoane eligibile. Articolul 25Administratorii au obligaţia stocării/arhivării tuturor documentelor care conţin date cu caracter personal ale participanţilor, cu respectarea legislaţiei incidente. Capitolul VAlte dispoziţii aplicabile administratorilor şi angajatorilor Articolul 26În cazul în care schema de pensii ocupaţionale prevede clauze referitoare la vesting, în termen de 30 de zile de la încetarea relaţiilor contractuale dintre angajator şi angajat, angajatorul notifică administratorul, în vederea returnării contravalorii activului personal al participantului, în condiţiile prevederilor legale aplicabile. Articolul 27După returnarea contravalorii activului personal al participantului, în cazul aplicării clauzelor referitoare la vesting, administratorul închide contul participantului în termen de 30 de zile de la data plăţii. Articolul 28Perioada de vesting începe de la data semnării actului individual de aderare. Articolul 29
(1) În cazul în care un participant are încheiate mai multe contracte de muncă, cu mai mulţi angajatori, administratorul ţine evidenţa acestuia în conturi diferite, în funcţie de angajator.
(2) Administratorul evidenţiază separat contribuţiile primite din partea angajatorului, respectiv a participantului. Capitolul VIDispoziţii finale Articolul 30Nerespectarea dispoziţiilor cuprinse în prezenta normă se sancţionează în conformitate cu prevederile cap. XIV din Lege. Articolul 31 Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării. p. Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Elena-Doina Dascălu Bucureşti, 3 aprilie 2020. Nr. 23. ANEXĂFORMA-CADRU a actului individual de aderare Seria .......... nr. .......... Numărul deciziei de autorizare ca administrator ............... Numărul deciziei de autorizare a prospectului schemei de pensii ocupaţionale ............... Numărul deciziei de autorizare a fondului de pensii ocupaţionale ............... Numele şi prenumele participantului ............... Cod numeric personal ........ ................ ............., B.I./C.I. seria ..... nr. ................, eliberat/eliberată ........... la data de ............ (CNP) de către ................ Data naşterii: zz/ll/aaaa: ........ ........... Adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ............ (localitate, judeţ/sector, str. nr., bl., sc., et., ap., cod poştal) Adresa de corespondenţă ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ............ (localitate, judeţ/sector, str. nr., bl., sc., et., ap., cod poştal) Numărul de telefon: fix ........ ................, mobil ........ ........ .........., adresa e-mail ........ ................ ................ ................ ........ Denumirea fondului de pensii ocupaţionale ........ ................ ........ ......... Administrat de ........ ................ ................ ........ .............. (denumirea administratorului) Adresa administratorului ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ .............. (localitate, judeţ/sector, str. nr., bl., sc., et., ap., cod poştal) Denumirea şi adresa angajatorului ........ ................ ................ ................ ............., CIF/CUI ........ ................ ........ ............ Conform prevederilor Legii nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, administratorilor le este interzis: 1. să ofere beneficii colaterale în scopul de a convinge o persoană să adere la un fond de pensii ocupaţionale sau să rămână participant la acesta; 2. să acorde foloase pentru facilitarea aderării potenţialilor participanţi. Valoarea totală a contribuţiei ........ ................ ........ .........., din care: (valoarea minimă exprimată în lei) Valoarea contribuţiei proprii ........ ................ ........ ........ (exprimată în lei) Valoarea contribuţiei angajatorului ........ ................ ........ ......... (exprimată în lei) Plata contribuţiei de către angajator se efectuează până la data de ....... a fiecărei luni. (zz) Contribuţia se va vira în contul cu codul IBAN ........ ................ ................ ........., deschis în numele fondului la (codul IBAN - 24 de caractere) Banca ........ ................ ..............., depozitar al Fondului ........ ................ .............. (denumirea băncii) (denumirea fondului) Declaraţia participantului 1. Declar pe propria răspundere că îndeplinesc condiţiile prevăzute de legislaţie pentru a participa la un fond de pensii ocupaţionale. 2. Declar pe propria răspundere că respect prevederile art. 85 alin. (3) din Legea nr. 1/2020, în legătură cu contribuţia mea la un fond de pensii ocupaţionale, care poate fi de maximum o treime din venitul meu salarial brut lunar sau din venitul asimilat acestuia. 3. Am luat cunoştinţă de prevederile prospectului schemei de pensii ocupaţionale, am primit acest document şi îmi exprim acordul de a deveni parte în contractul de societate. 4. Am luat cunoştinţă de rezultatele anterioare ale investiţiilor aferente fondului de pensii ocupaţionale. 5. Declar pe propria răspundere că am semnat acest act individual de aderare în vederea:  aderării la un fond de pensii ocupaţionale;  transferului meu de la un alt fond de pensii ocupaţionale. (Se marchează cu X de către participant în funcţie de situaţia în care se află la momentul semnării.) 6. Am luat cunoştinţă că ........ ................ ................ ......... prelucrează datele mele cu caracter personal, astfel: (denumirea administratorului) a)în vederea îndeplinirii obligaţiilor sale legale rezultând din administrarea fondului de pensii ocupaţionale ........ ........ ............., (denumirea fondului) conform prevederilor din Legea nr. 1/2020 şi a reglementărilor emise în aplicarea acesteia; b)în vederea îndeplinirii obligaţiilor care sunt în sarcina administratorului ca urmare a încheierii actului individual de aderare, pentru gestionarea relaţiei cu participanţii, inclusiv soluţionarea cererilor, sesizărilor şi reclamaţiilor ce îi sunt adresate; c)în vederea îndeplinirii scopurilor de prelucrare menţionate mai sus, administratorul prelucrează datele pe care le furnizez în mod direct, pentru scopurile care mi-au fost comunicate; d)este posibil ca administratorul să prelucreze şi date care nu sunt generate pe baza informaţiilor furnizate direct de către mine; e)refuzul de furnizare a datelor cu caracter personal va pune administratorul în imposibilitatea de a oferi produse de pensii private şi servicii în legătură directă cu acestea, conform prevederilor legale; f)în contextul desfăşurării obiectului său de activitate, administratorul poate să dezvăluie o parte sau toate categoriile de date cu caracter personal către autorităţi publice, alţi administratori de pensii private, angajatori, depozitari, furnizori, precum şi pentru respectarea oricăror obligaţii legale; g)administratorul va prelucra datele cu caracter personal pe durata desfăşurării relaţiilor contractuale rezultând din actul de aderare, precum şi ulterior în aplicarea prevederilor legale.7. Înţeleg că potrivit legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal, beneficiez de următoarele drepturi: dreptul la informare, dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat") - în măsura în care sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege, dreptul la restricţionarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziţie, dreptul de a nu face obiectul unor decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, şi dreptul de a mă adresa cu o plângere Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. 8. Pot exercita aceste drepturi, printr-o cerere adresată ........ ................ ................ ..............., prin următoarele modalităţi (denumirea administratorului) de contact ........ ................ ................ ................ ................ ........ . 9. Am luat cunoştinţă că informaţiile detaliate despre prelucrarea datelor cu caracter personal se găsesc în ........ .............. 10. Mă oblig ca, în termen de 30 de zile calendaristice de la apariţia oricăror modificări ale datelor de identificare sau de contact, să informez administratorul fondului de pensii ocupaţionale. 11. Am luat cunoştinţă de faptul că, ulterior semnării actului individual de aderare, administratorul are obligaţia de a verifica corectitudinea întocmirii actului individual de aderare, prin orice mijloace care pot fi probate ulterior. 12. Am luat cunoştinţă de faptul că, în cazul în care nu se virează o contribuţie la fondul de pensii ocupaţionale, în termen de 6 luni de la semnarea actului individual de aderare, prezentul act încetează de drept. 13. Am luat cunoştinţă de faptul că toate comunicările transmise de către administrator, atât cele care decurg din obligaţiile sale legale, cât şi orice alte comunicări, îmi vor fi transmise la următoarea adresă de poştă electronică: ........ ................ ................ ........ ........ (adresa de poştă electronică a participantului) În mod suplimentar, solicit ca administratorul să îmi transmită comunicările prevăzute mai sus la următoarea adresă:

Administrator, ........ ................ ................ ................ ........ (denumirea administratorului) Reprezentant legal, ........ ................ ................ ................ ......... (numele, prenumele, semnătura şi ştampila) Participant, ........ ................ ................ ................ ......... (numele şi prenumele) ........ ................ ................ ................ ......... (semnătura participantului) Data ........ ................ ................ .............. (zz/ll/aaaa) Codul din Registrul Autorităţii de Supraveghere Financiară ........ ................ ................ ........ ............. Rubrică completată de administrator Verificat Numele ........ ................ ................ ........... Prenumele ........ ................ ........ .............. Semnătura ........ ................ ........ .............. Data ........ ................ ................ ........ .........