Ordinul Nr.91 din 26.07.2017

Având în vedere dispoziţiile art. 7 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,ţinând seama că domeniul operaţional reprezintă o componentă importantă a activităţilor structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi că, în actul de conducere al instituţiei, ministrul afacerilor interne trebuie să asigure cadrul normativ necesar organizării în bune condiţii a acestor activităţi,luând în considerare faptul că valorificarea rezultatelor activităţilor operaţionale contribuie la îndeplinirea misiunilor Ministerului Afacerilor Interne,în temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul afacerilor interne emite următorul ordin: Articolul 1Se aprobă Metodologia valorificării rezultatelor activităţilor operaţionale desfăşurate la nivelul Ministerului Afacerilor Interne, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 2Metodologia se aplică de către Departamentul pentru Situaţii de Urgenţă, Poliţia Română, Jandarmeria Română, Poliţia de Frontieră Română, Inspectoratul General de Aviaţie al Ministerului Afacerilor Interne, Inspectoratul General pentru Situaţii de Urgenţă, Administraţia Naţională a Rezervelor de Stat şi Probleme Speciale, Inspectoratul General pentru Imigrări şi structurile subordonate acestora, precum şi de către Direcţia generală management operaţional, denumite în continuare unităţi interesate. Articolul 3 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.Ministrul afacerilor interne,Carmen Daniela DanANEXĂMETODOLOGIA valorificării rezultatelor activităţilor operaţionale desfăşurate la nivelul Ministerului Afacerilor Interne Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Metodologia are ca scop stabilirea cadrului general de organizare a procesului de valorificare a rezultatelor activităţilor operaţionale desfăşurate de către unităţile interesate. Articolul 2Prin valorificarea rezultatelor activităţilor operaţionale se urmăreşte atingerea următoarelor obiective: a)fructificarea experienţei acumulate în domeniile de competenţă ale unităţilor Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare M.A.I.; b)facilitarea schimbului de informaţii, cunoştinţe, idei, concepte, experienţă acumulată, pentru pregătirea, îndeplinirea şi îmbunătăţirea activităţilor viitoare; c)perpetuarea bunelor practici şi evitarea repetării deciziilor eronate; d)actualizarea manualelor şi documentelor specifice managementului intern. Articolul 3(1) Valorificarea rezultatelor activităţilor operaţionale se realizează prin intermediul lecţiilor învăţate.(2) Lecţia învăţată reprezintă cunoştinţele sau informaţiile însoţite de concluzii şi recomandări rezultate/extrase din experienţe şi/sau observaţii colectate pe timpul acţiunilor, misiunilor sau exerciţiilor, denumite în continuare activităţi specifice, precum şi din studii de specialitate, care au fost validate şi care, prin punere în aplicare, conduc la îmbunătăţirea performanţelor.(3) Îmbunătăţirea performanţelor vizează corectarea disfuncţionalităţilor apărute în organizarea, planificarea, conducerea, execuţia, resursele necesare desfăşurării activităţilor specifice, inclusiv formarea profesională a personalului participant. Articolul 4(1) Sistemul de lecţii învăţate reprezintă ansamblul tuturor resurselor unităţilor interesate implicate în procesul de lecţii învăţate.(2) Direcţia generală management operaţional, denumită în continuare D.G.M.O., coordonează şi îndrumă metodologic unităţile interesate, pentru implementarea, desfăşurarea şi dezvoltarea sistemului de lecţii învăţate.(3) Conducerea unităţilor interesate trebuie să prevadă atribuţii în domeniul lecţiilor învăţate, în fişa postului personalului încadrat în structurile de management operaţional/prevenire sau din cadrul altor structuri, denumit în continuare personal de specialitate. Articolul 5(1) D.G.M.O. operaţionalizează baza documentară centralizată, iar unităţile interesate constituie baza documentară proprie, în care sunt introduse lecţiile identificate şi lecţiile învăţate, pe nivel de competenţă.(2) Fluxul informaţional constituit pentru diseminarea rapidă a datelor şi informaţiilor se realizează între structuri, pe cale ierarhică. Capitolul IIAtribuţii şi responsabilităţi Articolul 6(1) D.G.M.O. îndeplineşte următoarele atribuţii:a)coordonează personalul de specialitate din cadrul unităţilor interesate, în realizarea activităţilor din domeniul lecţiilor învăţate; b)partajează informaţiile din baza documentară centralizată, în format electronic, pentru a fi accesibile unităţilor interesate; c)centralizează, procesează, analizează şi furnizează datele şi informaţiile obţinute de la unităţile interesate, diseminează lecţiile învăţate; d)participă la elaborarea proiectelor de ordine, instrucţiuni, regulamente, metodologii, planuri şi alte reglementări interne, în domeniul lecţiilor învăţate; e)elaborează rapoarte privind lecţiile învăţate, necesare procesului de planificare a acţiunilor, şi colaborează cu unităţile interesate, pentru asigurarea fluxului de informaţii şi date. (2) Unităţile interesate îndeplinesc următoarele atribuţii:a)colectează observaţii, date şi informaţii în domeniul lecţiilor învăţate; b)prezintă propuneri/recomandări cu variante de măsuri pentru soluţionarea problemelor, inclusiv pentru stabilirea responsabilităţilor de rezolvare a acestora; c)identifică şi recomandă, prin personalul de specialitate, modalităţi de îmbunătăţire a activităţii în domeniul lecţiilor învăţate; d)gestionează şi actualizează baza documentară proprie; e)organizează şi efectuează activităţi în domeniul lecţiilor învăţate, în vederea asigurării aplicării unitare a reglementărilor interne. Articolul 7(1) Personalul de specialitate din cadrul D.G.M.O. are următoarele responsabilităţi:a)analizează, conform solicitărilor unităţilor interesate, cerinţele de analiză de nivel integrat; b)identifică şi formulează propuneri/modalităţi concrete de îmbunătăţire a procesului de lecţii învăţate/de perfecţionare a sistemului de lecţii învăţate; c)participă, independent sau în cadrul unor echipe de evaluare, la procesul de colectare a observaţiilor, datelor şi informaţiilor; d)evaluează rezultatele activităţilor specifice domeniului lecţiilor învăţate; e)întocmeşte, cu sprijinul personalului de specialitate din unităţile interesate, Buletinul informativ privind lecţiile învăţate şi îl diseminează, cu sprijinul structurilor de profil, cu respectarea normelor de protecţie a informaţiilor clasificate; f)asigură transmiterea/primirea, dacă situaţia o impune, la/de la alte instituţii din Sistemul naţional de apărare, ordine publică şi securitate naţională a documentelor cu caracter integrat, în domeniul lecţiilor învăţate. (2) Personalul de specialitate din cadrul unităţilor interesate are următoarele responsabilităţi:a)centralizează, procesează, analizează, furnizează datele şi informaţiile obţinute, prin colectare directă şi/sau indirectă, şi comunică lecţiile învăţate unităţilor interesate, în scopul îmbunătăţirii activităţii; b)prezintă propuneri/recomandări cu variante de măsuri pentru soluţionarea disfuncţionalităţilor identificate; c)formulează şi diseminează lecţiile învăţate, în domeniul de competenţă; d)participă la elaborarea proiectelor de ordine, regulamente, instrucţiuni, metodologii, planuri şi alte reglementări interne în domeniul lecţiilor învăţate. (3) Şeful/comandantul unităţii implicate poate stabili şi alte responsabilităţi specifice personalului de specialitate, în funcţie de domeniul de competenţă. Capitolul IIIEtapele procesului de lecţii învăţate Secţiunea 1Prezentarea etapelor Articolul 8(1) Procesul de lecţii învăţate constă în ansamblul de activităţi organizate şi desfăşurate, pe etape, în conformitate cu dispoziţiile şefului/comandantului unităţii interesate.(2) Etapele procesului de lecţii învăţate sunt:a)etapa I - pregătirea pentru observarea şi colectarea datelor şi informaţiilor; b)etapa a II-a - observarea şi colectarea datelor şi informaţiilor; c)etapa a III-a - analiza datelor şi informaţiilor; d)etapa a IV-a - avizarea notei de informare; e)etapa a V-a - implementarea şi monitorizarea lecţiilor identificate; f)etapa a VI-a - validarea lecţiilor identificate; g)etapa a VII-a - valorificarea şi diseminarea lecţiilor învăţate. (3) Dinamica procesului de lecţii învăţate este prevăzută în anexa nr. 1. Secţiunea a 2-aDescrierea etapelor §1. Etapa I Articolul 9Pregătirea pentru observarea şi colectarea datelor şi informaţiilor specifice cuprinde următoarele activităţi: a)planificarea activităţilor; b)precizarea obiectivelor ce urmează a fi analizate şi evaluate.§2. Etapa a II-a Articolul 10(1) Observarea datelor şi informaţiilor se poate realiza în mod activ/direct şi/sau pasiv/indirect.(2) Observarea activă/directă a datelor şi informaţiilor, pe timpul desfăşurării unei activităţi specifice, se efectuează prin stocarea informaţiei colectate, într-un format structurat, şi oferirea posibilităţii reaccesării ulterioare.(3) Observarea pasivă/indirectă se realizează prin obţinerea datelor şi informaţiilor din analiza rapoartelor după activitatea specifică sau a oricărui tip de document, considerat relevant pentru activitatea de lecţii învăţate.(4) Activitatea de observare şi colectare de date şi informaţii este o obligaţie a întregului personal din cadrul unităţilor M.A.I. care participă la activităţile specifice. Articolul 11(1) Colectarea datelor şi informaţiilor se realizează prin completarea, cu datele şi informaţiile observate, a Formularului pentru consemnarea lecţiei identificate, observaţiei, datei colectate, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 2.(2) Formularul se completează de către personalul participant la activitate/personalul de specialitate şi se avizează de către şeful unităţii interesate/activităţii/misiunii.(3) Şeful/comandantul unităţii interesate, care monitorizează modul de desfăşurare a activităţilor, stabileşte şi modul de clasificare/relevanţă a lecţiilor identificate, respectiv nominalizează, acolo unde este cazul, alte unităţi interesate, astfel:a)relevante pentru unitatea interesată care le-a identificat; b)relevante pentru mai multe unităţi interesate; c)nerelevante. (4) Colectarea datelor şi informaţiilor se realizează în cadrul:a)activităţilor specifice interne, interinstituţionale sau externe; b)analizelor unor evenimente şi situaţii care au avut loc în trecut; c)testărilor, evaluărilor şi verificărilor; d)activităţilor de cooperare internaţională în domeniile de competenţă ale M.A.I.; e)acţiunilor de intervenţie desfăşurate de către serviciile de urgenţă profesioniste. (5) Indiferent de durata unei activităţi specifice, termenul de completare a formularului de colectare a datelor şi informaţiilor nu trebuie să depăşească 15 zile lucrătoare de la data încheierii activităţii specifice.(6) La activităţile la care participă mai multe unităţi interesate, formularul de colectare a datelor şi informaţiilor se completează de către fiecare dintre acestea, conform domeniului de competenţă.§3. Etapa a III-a Articolul 12(1) Analiza datelor şi informaţiilor are rolul de a evidenţia aspectele pozitive şi negative referitoare la activităţi, precum şi direcţiile de urmat în continuare.(2) Activitatea de analiză cuprinde următoarele faze:a)stabilirea obiectivelor pe baza cerinţelor beneficiarului - obiectivele formulate trebuie să fie clare, demonstrabile şi realizabile; b)pregătirea analizei - se organizează activităţile şi se colectează datele şi informaţiile specifice lecţiilor învăţate, înainte de desfăşurarea activităţilor; c)efectuarea analizei - pe timpul desfăşurării unei activităţi; d)analizarea datelor după desfăşurarea activităţii specifice - se elaborează concluzii pe baza cărora se fac recomandări; e)redactarea notei de informare. (3) Algoritmul cerinţelor de analiză este prevăzut în anexa nr. 3.(4) Beneficiarul lecţiei învăţate este unitatea M.A.I., direct interesată de îmbunătăţirea performanţelor. Articolul 13Nota de informare cuprinde: a)denumirea şi descrierea datelor şi informaţiilor analizate; b)măsurile/sarcinile propuse pentru soluţionare; c)recomandări privind structura responsabilă pentru soluţionare; d)domeniile de aplicabilitate vizate, în care pot fi aduse îmbunătăţiri şi descrierea acestora pe scurt; e)recomandări pentru ca lecţia identificată să fie luată în considerare/validată; f)impactul probabil asupra activităţilor dacă problema nu este soluţionată.§4. Etapa a IV-a Articolul 14(1) Personalul de specialitate prezintă nota de informare comandantului/şefului unităţii interesate, care dispune avizarea, în baza următoarelor cerinţe:a)aplicabilitatea corespunzătoare a cerinţelor pentru unităţile interesate; b)valoarea lecţiei care trebuie să corespundă cerinţelor beneficiarului; c)obiectivitatea, bazată pe constatări reale, studiu şi investigare atentă; d)claritatea lecţiei, care trebuie să ajute beneficiarul să înţeleagă conţinutul acesteia fără a avea cunoştinţe suplimentare referitoare la contextul, cadrul general care a condus la identificarea problemei respective; e)activitatea, numărul de participanţi, locul de desfăşurare, generalităţi privind modul de desfăşurare a activităţii specifice; f)indicatori de interoperabilitate ţinând cont de nivelul şi apartenenţa forţelor participante; g)recomandări şi propuneri. (2) Nota de informare avizată capătă valoarea de lecţie identificată.§5. Etapa a V-a Articolul 15(1) Implementarea şi monitorizarea lecţiilor identificate se fac de către personalul de specialitate, care urmăreşte îndeplinirea măsurilor şi recomandărilor.(2) Măsurile şi recomandările reprezintă ceea ce trebuie făcut pentru obţinerea unui rezultat pozitiv sau pentru evitarea repetării unei greşeli.(3) La implementarea şi monitorizarea lecţiilor identificate sunt avute în vedere:a)unitatea interesată care implementează şi monitorizează lecţia; b)stadiul în care se află lecţia identificată: în curs de implementare, avizată, validată, stabilire măsuri, învăţată; c)domeniul de activitate la care se referă lecţia identificată; d)nivelul de clasificare; e)structura responsabilă.§6. Etapa a VI-a Articolul 16(1) Validarea lecţiilor identificate urmăreşte confirmarea faptului că implementarea măsurilor şi recomandărilor iniţiale a dus la îmbunătăţirea performanţelor.(2) Pentru ca lecţiile identificate să devină lecţii învăţate, personalul de specialitate al unităţii interesate prezintă comandantului/şefului unităţii raportul de validare a lecţiei identificate, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4.(3) După aprobarea raportului de validare a lecţiei identificate, documentul are caracterul unei lecţii învăţate.§7. Etapa a VII-a Articolul 17(1) Valorificarea lecţiilor învăţate răspunde nevoilor de pregătire, planificare şi organizare a activităţilor specifice şi se realizează prin integrarea rezultatelor obţinute în documente de lucru, manuale, regulamente, instrucţiuni, ordine sau publicaţii M.A.I.(2) Lecţiile învăţate pot fi implementate în norme interne doar la nivelul unităţilor interesate şi rămân în bazele documentare, cu specificarea formei de valorificare a acestora.(3) Lecţiile învăţate care nu sunt introduse în norme interne se menţin în bazele documentare şi, în funcţie de situaţie, pot fi implementate pe timpul/după executarea activităţilor specifice.(4) Lecţiile învăţate se publică în Buletinul informativ al M.A.I. privind lecţiile învăţate sau în alte publicaţii de specialitate şi se diseminează structurilor M.A.I., în funcţie de domeniul de competenţă al acestora. Articolul 18Diseminarea lecţiilor învăţate are rolul de a facilita schimbul de informaţii, în scopul îmbunătăţirii performanţelor activităţilor specifice, în cadrul domeniului de aplicabilitate, şi se realizează de către personalul de specialitate din cadrul D.G.M.O. Capitolul IVDispoziţii finale Articolul 19(1) Lecţiile identificate se introduc în baza documentară proprie constituită la nivelul unităţii interesate, iar lecţiile învăţate se raportează la D.G.M.O. pentru implementarea în baza documentară centralizată.(2) În situaţia în care lecţia identificată depăşeşte autoritatea sau competenţa unităţii interesate care a identificat-o, se înaintează D.G.M.O. sau structurii care are autoritatea şi resursele necesare pentru soluţionare.(3) Domeniile şi subdomeniile specifice unităţilor interesate se pot completa în funcţie de specificul fiecărei structuri, potrivit listei prevăzute în anexa nr. 5, şi pot fi actualizate ori de câte ori situaţia impune. Articolul 20(1) Personalul de specialitate realizează, centralizează şi actualizează permanent baza documentară cu lecţii învăţate.(2) Bazele documentare constituite la nivelul unităţilor interesate se conectează la baza documentară centralizată. Articolul 21Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezenta metodologie. ANEXA Nr. 1*)*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.la metodologie Dinamica procesului lecţiilor învăţate ANEXA Nr. 2la metodologie Avizat Şeful unităţii/activităţii/misiunii Gradul militar/profesional ........ ................ ................ Numele şi prenumele Formular pentru consemnarea lecţiei identificate, observaţiei, datei colectate 1. Date generale

2. Titlu - denumirea lecţiei identificate, a observaţiei sau a problemei

3. Constatare

4. Detaliere

5. Concluzie

6. Recomandare de implementare

7. Structura principal responsabilă

8. Termen de îndeplinire

9. Comentariu

10. Persoană de contact

11. Mod de relevanţă:

NOTĂ: La completarea acestui formular se vor avea în atenţie următoarele precizări: • la rubrica „Evenimentul" se înscrie denumirea exerciţiului/misiunii sau principalei activităţi din plan, în cadrul căreia s-a făcut constatarea; • să se formuleze un „Titlu" care să dea o indicaţie rezonabilă asupra conţinutului observaţiei/ lecţiei identificate. Acesta trebuie să fie scurt, dar specific. Un titlu scurt şi expresiv facilitează utilizarea lecţiei prezentate prin intermediul bazei de date; • la rubrica „Constatare" se declară scurt, factual, ceea ce s-a întâmplat şi cu ce se diferenţiază aceasta faţă de ce era planificat sau faţă de ce se aştepta să se întâmple. Această declaraţie poate fi una pozitivă (de exemplu: ceva ce s-a observat că a mers mai bine decât se aştepta sau decât merge de obicei), sau una negativă (de exemplu: s-a întâmplat ceva ce NU trebuia să se întâmple, sau ceva ce trebuia să se întâmple NU s-a întâmplat). Detaliile se vor prezenta în rubrica următoare; • la rubrica „Detaliere" se explică cum şi de ce problema constatată diferă de aşteptări. Aici sunt prezentate motivele succesului sau eşecului şi sunt analizate circumstanţele. Detalierea amplifică declaraţia de la rubrica „Constatare" şi răspunde la toate întrebările „Cine, Ce, Unde, Când, De ce şi Cum" cu privire la problema observată. Trebuie să exploreze toţi factorii aparent contributori, printr-o analiză amănunţită a problemei constatate. Dacă o problemă nu a putut fi rezolvată, aici se explică de ce. ATENŢIE! Nu se repetă în această rubrică ceea ce s-a prezentat la rubrica „Constatare"; • rubrica „Concluzie" este un sumar, o declaraţie rezumat a lecţiei care a fost învăţată din acea experienţă, pe baza unei investigaţii amănunţite a cauzelor de bază (de la rădăcină) a problemei constatate. Aceasta trebuie să rezulte într-o manieră logică din informaţiile prezentate la rubricile „Constatare" şi „Detaliere". ATENŢIE! Concluzia nu trebuie să conţină recomandări; • rubrica „Recomandare de implementare" trebuie să sublinieze acţiunea sugerată. Recomandarea trebuie să identifice exact ce trebuie să fie schimbat şi cum ar trebui făcută aceasta. Recomandarea capătă caracterul unui ordin atunci când este necesară o acţiune imediată, în mod special pentru evitarea unor noi eşecuri/pierderi, sau a fost aprobată printr-un plan de acţiune; • „Structura principal responsabilă" este unitatea interesată sau structura subordonată acesteia la nivelul căreia au fost constatate deficienţe şi pentru care se propun măsuri pentru remedierea neajunsurilor şi îmbunătăţirea performanţelor; • „Termen de îndeplinire": propunerea formulată de structura principal responsabilă, pentru remedierea deficienţelor constatate; • rubrica „Comentariu" cuprinde orice alte informaţii adiţionale cu privire la conţinutul constatării sau lecţiei identificate, la aprecierea celui care completează formularul; Mod de relevanţă: şeful structurii stabileşte importanţa şi modul de transmitere a datelor şi informaţiilor din formularul de colectare şi bifează una din cele 3 opţiuni: a)relevante pentru unitatea interesată care le-a identificat; b)relevante pentru mai multe unităţi interesate - caracter integrat şi nominalizarea acestora (de exemplu: IGPR, IGJR, IGSU etc.); c)nerelevante. ANEXA Nr. 3*)*) Anexa nr. 3 este reprodusă în facsimil. la metodologie Algoritmul cerinţelor de analiză ANEXA Nr. 4 la metodologie Aprob Şeful unităţii ........ ................ ......... Gradul militar/profesional Numele şi prenumele RAPORT de validare a lecţiilor identificate (structura-cadru) 1. Baza legală în temeiul căreia s-a organizat activitatea 2. Sinteza activităţilor desfăşurate: – perioada/data şi locul de desfăşurare;

– obiectivele stabilite/activităţi;

– măsuri şi sarcinile îndeplinite;

– unitatea/unităţile participante3. Deficienţe/observaţii constatate 4. Resursele alocate şi eficienţa utilizării acestora 5. Lecţia/lecţiile identificată/identificate 6. Propuneri de perfecţionare a activităţii 7. Anexe Întocmit, Personal de specialitate ........ ................ .......... Gradul militar/profesional Numele şi prenumele ANEXA Nr. 5 la metodologie LISTA cu domeniile şi subdomeniile specifice pentru configurarea bazei documentare cu lecţii identificate/învăţate

¹ Inspectoratul General al Poliţiei Române (IGPR), Inspectoratul General al Jandarmeriei Române (IGJR); Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră (IGPF); Inspectoratul General pentru Situaţii de Urgenţă (IGSU); Inspectoratul General de Aviaţie al Ministerului Afacerilor Interne (IGAv); Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI); Agenţia Naţională a Rezervelor de Stat şi Probleme Speciale (ANRSPS). ² Se poate completa în funcţie de specificul unităţii interesate. ³ Pentru fiecare domeniu se pot completa subdomeniile în funcţie de specificul unităţii interesate.