În temeiul art. 291 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 5 alin. (7) din Hotărârea Guvernului nr. 16/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul afacerilor externe emite următorul ordin: Articolul 1Prezentul ordin reglementează condiţiile şi modalităţile de cooperare ale Ministerului Afacerilor Externe (M.A.E.), prin misiunile diplomatice şi oficiile consulare, cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor de intrare în România, precum şi procedura de contractare a acestor servicii, care se va finaliza prin încheierea unor contracte de cooperare între Ministerul Afacerilor Externe, prin misiunile diplomatice şi oficiile consulare, şi prestatorii externi de servicii. Articolul 2
(1) Prin prestator extern de servicii, în sensul dispoziţiilor art. 1, se înţelege un operator economic care desfăşoară activităţi de preluare a cererilor de vize, de transmitere a acestora către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente pentru soluţionarea cererilor, iar ulterior soluţionării lor, de ridicare şi înmânare către solicitanţi a documentelor de călătorie şi, după caz, a altor acte prezentate, în condiţiile legii.
(2) În baza contractelor de cooperare, prestatorii externi de servicii îndeplinesc, după caz, una sau mai multe dintre următoarele servicii privind cererile de vize de intrare în România:a)informarea solicitanţilor de vize cu privire la cerinţele legale de solicitare a vizelor şi la documentele justificative necesare în vederea solicitării vizelor; b)punerea la dispoziţia solicitanţilor de vize a formularelor de cerere pentru acordarea vizelor şi consilierea cu privire la completarea acestora, inclusiv în sistem informatizat; c)colectarea datelor cu caracter personal necesare pentru constituirea dosarelor de solicitare a vizelor, inclusiv, după caz, a elementelor biometrice de identificare, cu respectarea reglementărilor aplicabile, precum şi transmiterea acestora, în sistem informatizat, către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente să examineze şi să soluţioneze cererile de vize; d)perceperea taxelor de viză şi transferul acestora către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente; e)gestionarea programărilor pentru prezentarea, după caz, în persoană a solicitanţilor de vize la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente; f)preluarea documentelor de călătorie, a formularelor de cerere şi a documentelor justificative prezentate de solicitanţii de vize şi depunerea sau expedierea acestora la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente; g)ulterior finalizării procedurii de examinare şi soluţionare a cererilor de vize, ridicarea de la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente a documentelor de călătorie şi, după caz, a altor acte depuse şi returnarea acestora solicitanţilor de vize; h)restituirea taxelor de vize către solicitanţi, atunci când intervine o decizie în acest sens din partea misiunilor diplomatice şi a oficiilor consulare competente. Articolul 3Procedura de contractare a prestatorilor externi de servicii trebuie să respecte principiile nediscriminării, tratamentului egal, recunoaşterii reciproce, transparenţei, proporţionalităţii şi asumării răspunderii. Articolul 4
(1) În situaţii speciale sau când specificul local o impune, misiunile diplomatice evaluează oportunitatea cooperării, în statele acreditare, cu prestatori externi de servicii privind cererile de acordare a vizelor de intrare în România.
(2) Evaluarea trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte: dimensiunile statelor acreditare, volumul cererilor de vize, infrastructura locală în domeniul transporturilor, comunicaţiilor informatice şi expediţiilor poştale sau în regim de curierat, specificul legislaţiei şi al uzanţelor locale, precum şi practica celorlalte state membre ale Uniunii Europene acreditate pe acelaşi spaţiu.
(3) Rezultatele evaluării, efectuată în condiţiile alin. (2), se transmit de la misiunile diplomatice în Centrala M.A.E. Evaluările trebuie să cuprindă inclusiv serviciile care fac obiectul cooperării cu prestatorii externi, dintre serviciile menţionate la art. 2 alin. (2) din prezentul ordin. Articolul 5
(1) Pe baza rezultatelor evaluării, Centrala M.A.E. decide asupra aprobării cooperării, în statele acreditare, cu prestatori externi de servicii privind cererile de acordare a vizelor de intrare în România. În cazul acordării, aprobarea Centralei M.A.E. va cuprinde cel puţin următoarele referinţe: a)grupul-ţintă al prestatorilor externi de servicii care vor intra în procedura de selecţie; b)criteriile de calificare: capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, situaţia economico-financiară, dotări tehnice specifice; c)criteriile de selecţie: criterii de atribuire, factori de evaluare; d)serviciile care se contractează, potrivit art. 2 alin. (2).
(2) Ulterior aprobării Centralei M.A.E. şi obţinerii avizelor prevăzute de legislaţia locală, misiunile diplomatice iniţiază procedura de selecţie a prestatorilor externi de servicii în vederea contractării acestora. Articolul 6La nivelul misiunii diplomatice este desemnată o comisie de contractare a prestatorului de servicii, denumită în continuare Comisia. Comisia este alcătuită din şeful de misiune, care este şi preşedintele Comisiei, diplomatul cu atribuţii consulare, o persoană desemnată de Centrala M.A.E. sau un funcţionar consular, lucrătorul financiar-contabil al misiunii şi administratorul misiunii. În cazul în care efectivul de personal al misiunii nu asigură această componenţă, Centrala M.A.E. va desemna membrii Comisiei. Articolul 7
(1) În funcţie de referinţele cuprinse în aprobarea Centralei M.A.E., Comisia transmite cereri de ofertă prestatorilor externi de servicii autorizaţi să îşi desfăşoare activitatea pe teritoriul statelor acreditare. În cererile de ofertă vor fi specificate serviciile ce urmează a fi contractate, în conformitate cu art. 2 alin. (2), informaţii privind procedura de acordare a vizelor de intrare în România şi taxele consulare aferente, referinţele prevăzute la art. 5 alin. (1), precum şi cele din modelul prevăzut în anexa nr. 1.
(2) Ofertele trebuie să cuprindă documentaţia care face dovada autorizării pe plan local a activităţii prestatorului extern de servicii, precum şi dovada îndeplinirii cerinţelor necesare pentru prestarea serviciilor ce urmează a fi contractate.
(3) Ofertele trebuie să includă tariful perceput de prestatorii externi de servicii de la solicitanţii de vize pentru serviciile prestate, cu respectarea condiţiei prevăzute la art. 291 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Articolul 8
(1) Termenul de depunere a ofertelor este de 30 de zile de la data transmiterii cererilor de ofertă.
(2) În termen de 15 zile de la împlinirea termenului prevăzut la alin. (1), se întruneşte Comisia, care analizează ofertele primite.
(3) Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicat în solicitarea de ofertă. Orice ofertant are dreptul de a fi reprezentat la şedinţa de deschidere a ofertelor.
(4) Ofertele depuse în termen sunt analizate în primul rând din punctul de vedere al criteriilor de calificare, cele care nu corespund urmând a fi respinse.
(5) După caz, Comisia poate solicita clarificarea unor aspecte din ofertele depuse.
(6) În cazul în care Comisia consideră că două sau mai multe oferte sunt echivalente din punctul de vedere al criteriilor de selecţie, departajarea se va face în funcţie de tariful perceput de prestatorul extern de servicii de la solicitanţii de vize, cea mai avantajoasă ofertă fiind cea care corespunde celui mai redus tarif.
(7) Evenimentele din cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor sunt consemnate într-un proces-verbal, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 2. Articolul 9În termen de 5 zile de la împlinirea termenului precizat la art. 8 alin. (2), Raportul de evaluare a ofertelor, întocmit de Comisie conform modelului prevăzut în anexa nr. 3, se transmite Centralei M.A.E. spre aprobare. Atunci când au fost solicitate clarificări, termenul poate fi prelungit cu încă 5 zile. Articolul 10
(1) Contractele de cooperare se încheie de către M.A.E., prin misiunea diplomatică, reprezentată de şeful misiunii, şi prestatorii externi de servicii.
(2) Contractele prevăzute la alin. (1) pot fi încheiate în raport cu unele sau cu toate oficiile consulare de carieră din statele acreditare, după caz.
(3) Contractele trebuie să includă condiţiile şi termenele în care se prestează serviciile asumate de prestatorii externi de servicii, astfel cum au fost prevăzute în cererea de ofertă din procedura de selecţie, precum şi cerinţele minime prevăzute în anexa X la Regulamentul (CE) nr. 810/2009 privind instituirea unui Cod comunitar de vize, cu modificările şi completările ulterioare.
(4) Contractele nu pot prevedea obligaţii de natură patrimonială între misiunile diplomatice şi prestatorii externi de servicii. Articolul 11Misiunile diplomatice şi oficiile consulare pun la dispoziţia prestatorilor externi de servicii contractaţi toate informaţiile necesare pentru asigurarea serviciilor furnizate solicitanţilor de vize şi le notifică orice modificare de interes survenită în legislaţia sau în procedurile aplicabile. Articolul 12Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 13 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul afacerilor externe, Teodor-Viorel Meleşcanu Bucureşti, 23 aprilie 2018. Nr. 652. ANEXA Nr. 1........ ............. (şef misiune) CERERE DE OFERTĂ Către ........ ................ ........ .............. (denumirea operatorului economic) 1. Datele de identificare ale misiunii: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ........... (adresă, persoană de contact, număr de telefon şi fax, adresă de e-mail) 2. Obiectul cooperării: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ........... (conform art. 2 alin. (2) din ordin) 3. Instrucţiuni privind modul de elaborare a ofertei: 3.1. Limba în care se redactează oferta: ........ ................ ................ ................ ................ ........ ............. 3.2. Data-limită de prezentare a ofertei: ........ ................ ................ ................ ................ ........ ............... 3.3. Modalitatea de depunere a ofertei: ........ ................ ................ ................ ................ ........ ............... 3.4. Adresa la care se depune oferta: ........ ................ ................ ................ ................ ................ .......... 4. Data, ora şi locul deschiderii ofertelor: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ........ ........ 5. Condiţiile participării la şedinţa de deschidere a ofertelor: ........ ................ ................ ................ ........ .......... 6. Criteriul de atribuire a contractului 7. Alte informaţii: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ......... Se anexează Caietul de sarcini. Întocmit, ........ ........ ............ (administrativ) ANEXA Nr. 2 ........ ............. (misiunea) Nr. ..............din ........ .......... PROCES-VERBAL al şedinţei de deschidere a ofertelor Încheiat astăzi, ........ .........., la ........ ............... cu ocazia deschiderii ofertelor depuse în vederea încheierii de contracte de cooperare în materie de solicitare vize. Comisia de evaluare numită prin Decizia nr. .............. din data de ........ .........., compusă din:
– – – a procedat astăzi ..............., ora ........ ........, la ........ .........., la deschiderea ofertelor depuse. Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii: Elementele propuse prin ofertele prezentate sunt următoarele: COMISIA DE EVALUARE:
– preşedinte ........ ..............
– membru ........ ........ ........
– membru ........ ........ ........
– membru ........ ........ ........
– membru ........ ........ ........REPREZENTANŢII OFERTANŢILOR ........ ............../ ........ ......... (semnătura) ........ ............../ ........ ......... (semnătura) ........ ............../ ........ ......... (semnătura) ........ ............../ ........ ......... (semnătura) ANEXA Nr. 3 ........ ............... (misiunea) Nr. ............. din ............... Aprob, ........ ............... (şef misiune) RAPORT de evaluare a ofertelor Încheiat astăzi, ........ ............., la ........ ........ .........., în urma evaluării ofertelor depuse în vederea cooperării cu prestatori externi de servicii. Comisia de evaluare a fost numită prin Decizia nr. ........ .......... din data de ........ ........ ........., compusă din: – Cererea de ofertă a fost transmisă următorilor prestatori de servicii: Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii: Au fost respinse ofertele depuse de următorii prestatori de servicii, din motivele specificate în dreptul fiecăruia: În urma evaluării ofertelor admisibile depuse de: – ........ ................ .........
– ........ ................ .........şi aplicării criteriului de atribuire preţul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate/preţ a rezultat următorul clasament: Având în vedere cele de mai sus, comisia HOTĂRĂŞTE: Încheierea unui contract de cooperare cu prestatorul extern de servicii ............., din următoarele considerente ............... COMISIA DE EVALUARE: – preşedinte ........ ........ ..........
– membru ........ ........ ..........
– membru ........ ........ ..........
– membru ........ ........ ..........
– membru ........ ........ ..........