ORDIN Nr. 280
din 16 noiembrie 2009
privind publicarea în
Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, a Acordului-cadru de parteneriat
dintre Ministerul Administratiei si Internelor si Agentia Europeana pentru
Gestionarea Cooperarii Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale
Uniunii Europene - FRONTEX, semnat la Varsovia la 12 octombrie 2009
ACT EMIS DE:
MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 862 din 10 decembrie 2009
In vederea aplicării prevederilor Acordului-cadru de
parteneriat dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Agenţia Europeană
pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor
Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX, semnat la Varşovia la 12 octombrie 2009,
având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr.
2.007/2004 al Consiliului din 26 octombrie 2004 de instituire a Agenţiei
Europene pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale
Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX, în vederea îmbunătăţirii
managementului integrat la frontierele externe,
în temeiul dispoziţiilor art. 28 alin. (2) din Legea
nr. 590/2003 privind tratatele şi ale art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă
a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului
Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu
modificările şi completările ulterioare,
viceprim-ministrul, ministrul administraţiei şi
internelor, interimar, emite următorul ordin:
Articol unic. - Se dispune publicarea, fără plată, în
Monitorul Oficial al României, Partea I, a Acordului-cadru de parteneriat
dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Agenţia Europeană pentru
Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale
Uniunii Europene - FRONTEX, semnat la Varşovia la 12 octombrie 2009, prevăzut
în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi
internelor, interimar,
Vasile Blaga
ANEXĂ
ACORD-CADRU DE PARTENERIAT*
între
Ministerul Administraţiei şi Internelor (Partener), reprezentat
în scopul semnării prezentului acord de către domnul Vasile Blaga,
Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi internelor, interimar,
şi
Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării
Operaţionale la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX
în vederea stabilirii unui cadru între FRONTEX şi
Partener pentru finanţarea participării Partenerului la activităţile
operaţionale în conformitate cu Regulamentul FRONTEX1, precum şi cu
alte prevederi comunitare relevante
Partenerul şi FRONTEX au convenit asupra preambulului,
a Condiţiilor speciale şi a Condiţiilor generale care formează prezentul
acord-cadru de parteneriat (acord-cadru).
Preambulul stabileşte contextul parteneriatului
stabilit între părţi în domeniul managementului frontierelor externe ale
Uniunii Europene.
Condiţiile speciale şi Condiţiile generale specifică
subiectul, termenii, condiţiile şi durata acordului-cadru, precum şi
aranjamentele pentru activităţile operaţionale în baza parteneriatului.
Prin semnătura sa, Partenerul acceptă conţinutul
acordului-cadru şi aplicarea acestuia asupra oricărei decizii de finanţare
specifică implementate ulterior în baza prezentului acord-cadru.
PREAMBUL
Politica Comunităţii Europene în domeniul frontierelor
externe ale Uniunii Europene are ca obiectiv managementul integrat al
frontierei, asigurând un nivel uniform şi înalt de control şi supraveghere,
care este un corolar necesar pentru libera circulaţie a persoanelor în cadrul
Uniunii Europene. Managementul integrat al frontierei (IBM) este şi o
componentă fundamentală a unui spaţiu de libertate, securitate şi justiţie.
In scopul îmbunătăţirii IBM, FRONTEX facilitează şi
eficientizează aplicarea măsurilor comunitare în acest domeniu. FRONTEX
realizează aceasta prin asigurarea coordonării îmbunătăţite a cooperării
operaţionale a statelor membre şi a ţărilor asociate Schengen2.
* Traducere.
1 Regulamentul (CE)
nr. 2.007/2004 al Consiliului din 26 octombrie 2004 de instituire a Agenţiei
Europene pentru Gestionarea Cooperării Operaţionale la Frontierele Externe ale
Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX, Jurnalul Oficial, seria L 349,
25 noiembrie 2004, p.1, modificată.
2 Pentru scopul
acestui acord-cadru, termenul de „state membre" include de asemenea ţările
asociate Schengen.
In conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX poate
decide să cofinanţeze operaţiunile comune şi proiectele-pilot ale statelor
membre (activităţi operaţionale) în conformitate cu regulile financiare
aplicabile pentru FRONTEX. Astfel de contribuţii financiare directe sunt menite
să sprijine realizarea îmbunătăţirilor IBM şi nu pot sub nicio formă să aducă
profit Partenerului.
In îndeplinirea obligaţiilor şi îndatoririlor în
conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX aplică principiile transparenţei
şi ale tratamentului egal.
I. CONDIŢII SPECIALE
ARTICOLUL I.1
Scopul
Acordul-cadru este încheiat ca parte a unei relaţii de
cooperare formalizate, în desfăşurare, între FRONTEX şi Partener (Parteneriat),
în baza obiectivelor Comunităţii şi a planurilor multianuale FRONTEX (MAP)
şi a programelor de lucru anuale (PoW), pentru a contribui la
obiectivele politicii Comunităţii menţionate în preambul.
Principalul scop al acordului-cadru este de a defini
rolurile şi responsabilităţile părţilor în implementarea Parteneriatului,
precum şi termenii şi condiţiile în care finanţarea specifică poate fi decisă
şi acordată.
Semnarea acordului-cadru de către părţi nu obligă
FRONTEX să decidă şi să acorde o finanţare specifică.
ARTICOLUL I.2
Acordarea finanţării specifice
In contextul MAP şi PoW, FRONTEX şi Partenerul poartă
discuţii bilaterale pentru a conveni asupra activităţilor operaţionale viitoare
coordonate de FRONTEX la care participă Partenerul. Aceste discuţii bilaterale
şi activităţile operaţionale convenite constituie baza pentru acordarea unei
finanţări specifice.
In baza înţelegerilor comune rezultate în urma
discuţiilor bilaterale, FRONTEX şi statele membre participante (adică statele
membre care au convenit să participe la activitatea operaţională respectivă)
convin asupra unui plan operaţional (sau a unui plan documentat similar) pentru
fiecare activitate operaţională. Fiecare astfel de plan indică participarea
unui stat membru în activitatea operaţională. Prin convenirea planului
operaţional (sau a altor planuri similare) Partenerul acceptă, în ceea ce
priveşte activitatea operaţională respectivă, să fie obligat de prezentul
acord-cadru, inclusiv de rezultatele cheltuielilor curente cu mijloacele
tehnice (RE/W), proiect derulat în 2007 de FRONTEX.
FRONTEX decide separat cu privire la finanţarea
specifică şi acordă finanţarea specifică în scopul activităţii operaţionale
vizate. Fiecare finanţare specifică a FRONTEX trebuie să respecte prevederile
relevante ale Regulamentului FRONTEX şi ale Regulamentului financiar FRONTEX3.
Finanţarea specifică decisă şi acordată de FRONTEX ia
forma unei decizii de finanţare specifică a FRONTEX, adoptată de directorul
executiv. Astfel de decizii de finanţare specifică pot fi adoptate şi de
adjunctul directorului executiv, de un director sau de un şef de
serviciu/sector, în conformitate cu subdelegările de autoritate existente
pentru implementarea bugetului în vigoare în FRONTEX. Un buget pentru
activitatea operaţională vizată este anexat la fiecare decizie de finanţare
specifică.
Toate deciziile de finanţare specifică ale FRONTEX
trebuie să aibă legătură cu un plan operaţional convenit (sau alt plan similar)
pentru activitatea operaţională vizată. Planul operaţional sau alt plan similar
este pregătit şi elaborat în conformitate cu prevederile relevante ale
Regulilor interne de procedură FRONTEX4. Un plan operaţional se
stabileşte şi se semnează de adjunctul directorului executiv în conformitate cu
art. 31 alin. (2) din Regulile interne de procedură FRONTEX.
ARTICOLUL I.3
Durata
Acordul-cadru intră în vigoare la data imediat
următoare datei la care ultima dintre cele două părţi îl semnează.
Acordul-cadru se încheie pentru o perioadă de 4 ani
începând cu data intrării sale în vigoare.
Partenerul poate denunţa prezentul acord-cadru în orice
moment prin transmiterea unui preaviz scris de 60 de zile. Partenerul trebuie,
în acest caz, să întreprindă finalizarea implementării oricărei activităţi
operaţionale în care este implicat, care a început înainte de data la care
denunţarea contractului produce efecte şi pentru care s-a întocmit o decizie de
finanţare specifică în baza prezentului acord-cadru.
FRONTEX poate decide să denunţe prezentul acord-cadru
în orice moment fără nicio despăgubire din partea sa, printr-un preaviz scris
de 60 de zile. FRONTEX îşi onorează obligaţiile ce decurg din implementarea
activităţilor operaţionale care au început înainte de data la care denunţarea
contractului produce efecte, în măsura în care această implementare dă naştere
la cheltuieli prevăzute în decizia de finanţare specifică respectivă.
Toate deciziile de finanţare specifică FRONTEX în baza
prezentului acord-cadru trebuie să fie adoptate înainte de data la care
acordul-cadru expiră. In cazul în care se desfăşoară o activitate operaţională
după data de expirare sus-menţionată, termenii şi condiţiile acordului-cadru
continuă să se aplice pentru implementarea activităţii operaţionale
corespunzătoare şi a deciziei de finanţare specifică respective.
ARTICOLUL I.4
Finanţarea activităţilor operaţionale
Costurile totale eligibile pentru o activitate
operaţională trebuie indicate într-un buget (şi formularele tip REM, atunci
când acestea sunt folosite) anexat la decizia de finanţare specifică FRONTEX
corespunzătoare.
Eligibilitatea costurilor şi cofinanţarea cerută de la
Partener sunt definite în art. II.16 şi în decizia de finanţare specifică
corespunzătoare.
ARTICOLUL I.5
Angajamente specifice ale Partenerului
Imediat după ce o decizie de finanţare specifică
FRONTEX în baza acestui acord-cadru a fost adoptată, Partenerul este notificat
printr-un e-mail transmis Punctului naţional de contact FRONTEX corespunzător.
Partenerul trebuie să răspundă în aceeaşi zi la o astfel de notificare prin
recunoaşterea primirii deciziei de finanţare specifică în baza acestui
acord-cadru. Formularul care se va folosi pentru un astfel de răspuns este
anexat la prezentul acord-cadru.
După primirea deciziei de finanţare specifică,
Partenerul se angajează să solicite o prefinanţare în conformitate cu art.
II.17.
După încheierea activităţii operaţionale respective,
Partenerul se angajează să înainteze către FRONTEX rapoartele şi documentaţia
solicitate în conformitate cu art. II.17.
3 Decizia
Consiliului director FRONTEX 36/2008 din 16 decembrie 2008.
4 Decizia
directorului executiv FRONTEX 2008/67 din 16 decembrie 2008.
II. CONDIŢII GENERALE
Partea A
Prevederi legale şi administrative
ARTICOLUL II.1
Angajamentele luate de Partener
Prin consimţirea planului operaţional sau a unui alt
plan similar pentru o activitate prevăzută, Partenerul acceptă să respecte pe
lângă prevederile prezentului acord-cadru şi prevederile oricăror condiţii
specifice posibile legate de activitatea vizată, precum şi Decizia directorului
executiv asupra schemei de cofinanţare pentru operaţiunile comune şi
proiectele-pilot din 15 ianuarie 2008 (nr. 2008/02) incluzând rezultatele
proiectului REM derulat în cursul anului 2007 de FRONTEX.
ARTICOLUL II.2
Responsabilitate
1. Prezentele condiţii generale sau orice condiţii
specifice nu vor afecta unica responsabilitate a Partenerului de a respecta
orice obligaţii juridice care îl privesc.
2. FRONTEX nu poate în niciun caz sau din niciun motiv
să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau
proprietatea Partenerului în timpul desfăşurării acţiunii sau ca o consecinţă a
acţiunii. De aceea, FRONTEX nu poate accepta nicio solicitare pentru
despăgubiri sau majorare a plăţii în legătură cu o astfel de pagubă sau daună.
3. Cu excepţia cazurilor de forţă majoră, Partenerul va
remedia orice pagubă suferită de echipamentul aflat în proprietatea FRONTEX ca
rezultat al executării sau al executării deficitare a unei acţiuni.
4. Partenerul îşi asumă răspunderea unică faţă de
terţi, inclusiv răspunderea faţă de orice pagubă sau daună de orice fel
provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activităţile operaţionale.
Partenerul va absolvi FRONTEX de toată răspunderea asociată oricărei
revendicări sau acţiuni întreprinse ca rezultat al încălcării de către Partener
ori de angajaţii Partenerului sau de către alte persoane pentru care Partenerul
ori un angajat individual al Partenerului este responsabil.
ARTICOLUL II.3
Conflicte de interes
1. Partenerul se angajează să ia toate măsurile
necesare de prevenire a oricărui risc de conflict de interese care ar putea
afecta îndeplinirea imparţială şi obiectivă a deciziei de finanţare specifică şi
va informa FRONTEX, fără întârziere, cu privire la orice situaţie care
constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen.
2. Există un conflict de interese atunci când
exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor oricărei persoane în baza
acordului-cadru este compromisă din motive care privesc familia, viaţa
afectivă, afinitatea politică ori naţională, interesul economic sau orice alt
interes împărtăşit cu o altă parte.
ARTICOLUL II.4
Proprietatea/Utilizarea rezultatelor
1. Cu excepţia cazurilor când se stipulează altfel,
dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activităţi desfăşurate în baza
unui acord-cadru FRONTEX, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală şi de
proprietate asupra rapoartelor şi a altor documente legate de aceasta, va
aparţine FRONTEX.
2. Fără a prejudicia prevederile paragrafului 1,
FRONTEX acordă Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei
activităţi operaţionale, după cum consideră potrivit, cu condiţia ca prin
aceasta să nu încalce obligaţiile sale de confidenţialitate sau drepturile
existente de proprietate industrială şi intelectuală.
ARTICOLUL II.5
Confidenţialitatea şi protecţia datelor cu caracter
personal
1. Schimbul de date şi informaţii se va desfăşura în
conformitate cu legislaţia comunitară şi naţională existentă.
2. FRONTEX şi Partenerul se obligă să păstreze
confidenţialitatea oricărui document, oricărei informaţii sau a altui material
aflat în legătură directă cu obiectul acordului-cadru, care este în mod
corespunzător clasat/clasată ca fiind confidenţial/confidenţială, dacă
divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte părţi. Părţile trebuie să respecte
această obligaţie şi după data expirării prezentului acord-cadru.
3. Orice informaţie cu caracter personal cuprinsă în
acordul-cadru şi în deciziile de finanţare specifică sau legată de aceste
documente trebui să fie prelucrată în conformitate cu Regulamentul (CE) nr.
45/20015. Astfel de date vor fi prelucrate doar în legătură cu
activitatea de implementare şi de continuare a acordului-cadru şi a deciziilor
de finanţare specifică, fără a prejudicia posibilitatea de a transmite datele
către Serviciul de audit intern, către Curtea Europeană de Conturi, către
Grupul pentru nereguli financiare şi/sau către Oficiul European de Luptă
Antifraudă (OLAF) în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţii.
4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, să
obţină acces la datele sale cu caracter personal şi să corecteze orice
informaţie care este inexactă sau incompletă. Partenerul ar trebui să adreseze
orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale personale ofiţerului
pentru protecţia datelor din cadrul FRONTEX. Beneficiarii pot oricând depune o
plângere împotriva prelucrării datelor lor personale la Autoritatea Europeană
de Supervizare a Protecţiei Datelor.
ARTICOLUL II.6
Publicitatea
Cu excepţia cazului în care FRONTEX solicită altfel,
orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de către Partener cu
privire la o activitate operaţională, inclusiv conferinţe ori seminarii, va
indica faptul că acea activitate a primit finanţare de la Comunitate şi a fost
coordonată de către FRONTEX. Orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei
publice de către Partener, în orice formă şi prin orice mijloace, trebuie să
indice faptul că răspunderea aparţine numai autorului şi că FRONTEX nu este
responsabilă pentru nicio utilizare posibilă a informaţiilor conţinute.
ARTICOLUL II.7
Evaluarea
Ori de câte ori FRONTEX efectuează o evaluare
intermediară sau finală a impactului activităţilor operaţionale, măsurat în
funcţie de obiectivele Programului anual de lucru al FRONTEX, Partenerul se
obligă să pună la dispoziţia FRONTEX şi/sau a persoanelor autorizate de aceasta
toate documentele sau informaţiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea să
se încheie cu succes.
5 Regulamentul (CE)
nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000
privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal de către instituţiile si organele comunitare si privind
libera circulaţie a acestor date (Jurnalul Oficial, seria L 8, 12 ianuarie
2001, p. 1).
ARTICOLUL II.8
Suspendarea
1. Partenerul şi/sau FRONTEX poate suspenda
implementarea unei activităţi operaţionale dacă circumstanţe de natură
excepţională fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în
situaţiile de forţă majoră. Aceştia se vor informa reciproc fără întârziere,
furnizând toate motivele şi detaliile necesare, precum şi data prevăzută pentru
reluarea activităţii.
2. Dacă FRONTEX nu denunţă acordul-cadru conform
prevederilor art. I.3, Partenerul va relua implementarea de îndată ce
circumstanţele permit acest lucru şi va informa FRONTEX în mod corespunzător
despre aceasta. Durata activităţii operaţionale va fi prelungită cu o perioadă
echivalentă cu durata suspendării.
ARTICOLUL II.9
Atribuirea contractelor
Dacă Partenerul încheie contracte în scopul
desfăşurării unei activităţi prevăzute de o decizie de finanţare specifică,
Partenerul va respecta prevederile şi principiile normelor relevante privind
achiziţiile publice, principiile de bună gestionare financiară, precum şi
rezultatele proiectului REM desfăşurat în cursul anului 2007 de către FRONTEX.
ARTICOLUL II.10
Forţa majoră
Forţă majoră înseamnă
orice situaţie excepţională imposibil de anticipat sau eveniment care depăşeşte
controlul părţilor, care le împiedică pe oricare dintre acestea să îşi
îndeplinească oricare dintre obligaţiile lor care decurg din acordul-cadru,
care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenţei părţilor şi care se dovedeşte
insurmontabilă în ciuda tuturor precauţiilor adecvate. Defectele echipamentului
sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziţie,
conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate
drept situaţii de forţă majoră de către partea care nu îşi poate îndeplini
obligaţiile.
ARTICOLUL II.11
Atribuirea
1. Solicitările către FRONTEX nu pot fi transferate.
2. In situaţii excepţionale, atunci când situaţia
justifică acest lucru, FRONTEX poate autoriza atribuirea către o parte terţă a
unei decizii de finanţare specifică şi a oricăror plăţi care decurg din
aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica
motivele, din partea Partenerului. Dacă FRONTEX este de acord, trebuie să facă
acest acord cunoscut în scris înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. In
absenţa autorizării mai sus menţionate sau în situaţia nerespectării acestor
termeni, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare împotriva FRONTEX şi nu
va produce niciun fel de efecte asupra FRONTEX. In niciun caz o astfel de
atribuire nu va elibera Partenerul de obligaţiile sale faţă de FRONTEX.
ARTICOLUL II.12
Denunţarea, suspendarea şi reducerea finanţării
II.12.1. De către Partener
1. In cazurile justificate adecvat, Partenerul poate
renunţa la finanţare, în orice moment, prin transmiterea către FRONTEX a unui
preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se consideră că
activitatea operaţională pentru care a fost acordată finanţarea este imposibil
de realizat, fără a fi obligat să acorde vreo despăgubire din acest motiv.
2. Dacă nu sunt oferite motive sau dacă FRONTEX nu
acceptă motivele, FRONTEX poate să solicite rambursarea parţială sau totală a
sumelor deja plătite conform deciziei de finanţare specifică, în baza
rapoartelor de implementare tehnică şi a declaraţiilor financiare aprobate de
FRONTEX, proporţional cu gravitatea eşecurilor în cauză şi după ce a permis
Partenerului să îşi prezinte observaţiile.
II.12.2. De către FRONTEX
FRONTEX poate hotărî denunţarea, suspendarea sau
reducerea finanţării, fără nicio obligaţie din partea sa cu privire la plata
vreunei despăgubiri, în următoarele situaţii:
a) în cazul unei schimbări a situaţiei juridice,
financiare, tehnice, organizaţionale sau de proprietate a Partenerului, care
este de natură să afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau
de natură să pună la îndoială decizia de acordare a finanţării;
b) în cazul în care Partenerul nu reuşeşte să îşi
îndeplinească o obligaţie importantă care îi revine în conformitate cu
acordul-cadru şi cu decizia de finanţare specifică, inclusiv anexele acestora;
c) în cazul în care activitatea operaţională a fost
suspendată ca rezultat al unor situaţii excepţionale;
d) în cazul în care Partenerul se face răspunzător de o
gravă abatere profesională dovedită prin orice mijloace;
e) în cazul în care Partenerul nu şi-a îndeplinit
obligaţiile cu privire la plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata
taxelor în conformitate cu prevederile juridice ale ţării în care este
stabilit;
f) în cazul în care Partenerul este subiectul unei
acuzări care are valoare de resjudicata pentru fraudă, corupţie,
implicare în organizaţii criminale sau pentru orice altă activitate ilegală în
detrimentul intereselor financiare ale Comunităţii;
g) în cazul în care Partenerul a dat declaraţii false
sau prezintă rapoarte care nu corespund realităţii în scopul obţinerii
finanţării, prevăzute în decizia de finanţare specifică.
II.12.3. Procedura de denunţare
1. Procedura este iniţiată printr-o scrisoare
recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia.
2. In cazurile menţionate la art. II.12.2 lit. a) şi
b), Partenerul va avea la dispoziţie 30 de zile pentru a-şi prezenta observaţiile
şi pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în
continuare a obligaţiilor sale conform deciziei de finanţare specifică. In
cazul în care FRONTEX nu confirmă acceptarea acestor observaţii prin înaintarea
unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura
continuă să se desfăşoare.
3. In cazul în care notificarea este trimisă,
denunţarea produce efecte la sfârşitul perioadei de notificare, care va începe
de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia FRONTEX de
denunţare a finanţării.
4. In cazul în care înştiinţarea nu este trimisă pentru
situaţiile prevăzute la art. II.12.2 lit. c), d), e), f) şi g), denunţarea
produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu
privire la decizia FRONTEX de denunţare a finanţării.
II.12.4. Efectele denunţării
1. In cazul denunţării, plăţile efectuate de către
FRONTEX vor fi limitate la costurile eligibile suportate în fapt de către
Partener până la data la care denunţarea produce efecte, în conformitate cu
decizia de finanţare specifică. Costurile legate de angajamentele curente, care
nu trebuie să fie îndeplinite până după denunţare, nu vor fi luate în
considerare.
2. Partenerul va avea 60 de zile de la data la care denunţarea
produce efecte, după cum a fost notificat de FRONTEX, ca să redacteze o cerere
pentru plata finală în conformitate cu decizia de finanţare specifică. In cazul
în care nu este primită nicio cerere de plată finală în acest termen-limită,
FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data
denunţării şi va fi recuperată orice sumă a cărei utilizare nu este
fundamentată de rapoarte de implementare tehnică şi nici pe declaraţii
financiare aprobate de FRONTEX.
3. In mod excepţional, la sfârşitul perioadei de
notificare mai sus menţionate, atunci când FRONTEX termină finanţarea pe motiv
că Partenerul nu a reuşit să realizeze raportul de implementare tehnică finală
şi declaraţia financiară în termenul-limită stipulat în decizia de finanţare
specifică, iar Partenerul încă nu a respectat această obligaţie în termen de
două luni (după înştiinţarea scrisă trimisă de FRONTEX printr-o scrisoare
recomandată cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia), FRONTEX nu
va rambursa cheltuielile suportate de către Partener până la data la care s-a
încheiat acţiunea. FRONTEX va recupera, de asemenea, orice sumă a cărei
utilizare nu este fundamentată de rapoartele de implementare tehnică şi de
declaraţiile financiare aprobate de către aceasta.
ARTICOLUL II.13
Penalităţi financiare
Se vor aplica prevederile art. 134b la care se face
referire în art. 175 din Regulile de implementare a Regulamentului financiar
general.
ARTICOLUL II.14
Decizii adiţionale
1. Orice amendament la decizia de finanţare specifică,
inclusiv durata activităţii operaţionale, trebuie să facă obiectul unei noi
decizii de finanţare specifică care să o înlocuiască pe cea anterioară. Nicio
decizie verbală nu poate angaja părţile în acest sens.
2. Noua decizie de finanţare specifică nu poate să aibă
drept scop sau ca efect operarea de schimbări care pun la îndoială justificarea
iniţială pentru acordarea finanţării specifice sau care pot duce la tratament
inegal.
3. Dacă cererea de modificare este formulată de către
Partener, acesta trebuie să o trimită către FRONTEX cu 15 zile lucrătoare
înainte ca aceasta să producă efecte şi cu 10 zile lucrătoare înainte de data
încetării acţiunii, cu excepţia cazurilor fundamentate corespunzător de către
Partener şi acceptate de către FRONTEX.
4. Prin derogare de la prevederile de mai sus,
Partenerul poate, atunci când desfăşoară activitatea operaţională, să ajusteze
bugetul estimat prin transferuri între titluri6 de costuri
eligibile, cu condiţia ca această ajustare a cheltuielilor să nu afecteze
implementarea activităţii operaţionale şi transferul dintre titluri să nu
depăşească 10% din valoarea fiecărui titlu de costuri eligibile estimate către
care este destinat transferul şi fără a depăşi costurile eligibile totale
menţionate în art. 3 pct. 3 din decizia de finanţare specifică.
ARTICOLUL II.15
Soluţionarea diferendelor
In cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu
interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate
în art. II.1, precum şi a activităţilor operaţionale în conformitate cu decizia
de finanţare specifică, Partenerul şi FRONTEX vor depune toate eforturile în
vederea soluţionării unui astfel de diferend pe cale amiabilă.
Partea B
Prevederi financiare
ARTICOLUL II.16
Costuri eligibile
1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale
activităţii operaţionale, costurile trebuie să îndeplinească următoarele
criterii generale:
- trebuie să aibă legătură cu obiectul deciziei de
finanţare specifică şi trebuie să fie prevăzute în bugetul estimat (şi în
formularele-tip REM, atunci când se folosesc) anexat la aceasta;
- trebuie să fie necesare pentru desfăşurarea
activităţii operaţionale acoperite de decizia de finanţare specifică;
- trebuie să fie rezonabile şi justificate şi trebuie
să fie conforme cu principiile de management financiar eficient, în special din
punctul de vedere al valorii pentru bani şi eficienţa costului;
- trebuie să fie legate de activităţile implementate în
perioada de eligibilitate, după cum a fost prevăzut în decizia de finanţare
specifică. In plus, costurile de călătorie ale personalului şi pentru
transportul echipamentului vor fi eligibile în baza bugetului;
- trebuie să fie de fapt realizate de Partener, să fie
înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de
contabilitate aplicabile şi să fie declarate în conformitate cu cerinţele
legislaţiei aplicabile din domeniul fiscal şi social;
- trebuie să poată fi identificate şi verificate;
- procedurile interne de contabilitate şi audit ale
Partenerului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor şi venitului
declarat în legătură cu activitatea, prin declaraţiile contabile şi prin
documentele justificative corespunzătoare.
2. Costurile eligibile directe pentru activitatea
operaţională sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de
eligibilitate stabilite la pct. 1, sunt identificabile drept costuri specifice
legate direct de desfăşurarea activităţii operaţionale si care, prin urmare,
pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. In special, următoarele costuri
directe sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să îndeplinească criteriile
stabilite în paragraful anterior:
- costurile de călătorie, diurnă (DSA) şi cazare;
- cheltuieli curente cu mijloace tehnice (REM), aşa cum
au fost identificate în proiectul REM desfăşurat în cursul anului 2007 de către
FRONTEX;
- salariile şi taxele pentru asigurare socială ale
experţilor şi/sau echipajului detaşaţi.
Costurile legate de diurnă şi cazare nu trebuie să
depăşească plafoanele aprobate anual de către Comisie în conformitate cu
regulamentele cu privire la personal.
Dacă Partenerul subcontractează activităţile sale
operaţionale, personalul subcontractat va fi tratat ca personal propriu al
Partenerului, în sensul prezentului articol.
3. Contribuţiile la salarii şi la taxele pentru
asigurări sociale realizate de statele membre relevante/ţara asociată Schengen
vor fi considerate ca fiind cofinanţare a unei activităţi operaţionale din
partea statului membru implicat/ţării asociate Schengen. FRONTEX va acoperi
costurile legate de călătorie/DSA/cazare şi REM. Cofinanţarea nu poate fi
asigurată din alte resurse finanţate de UE.
4. Statul membru gazdă/ţara asociată Schengen este, de
asemenea, eligibil/eligibilă pentru cofinanţarea pentru costurile eligibile aşa
cum sunt definite în alin. 2 şi 3 pentru mijloacele suplimentare şi personalul
detaşat/folosit pentru o anumită activitate operaţională, cu condiţia ca
acesta/aceasta să poată arăta şi demonstra în mod clar că mijloacele şi
personalul sunt de fapt detaşate suplimentar pentru o anumită activitate
operaţională. Cofinanţarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanţate de
UE.
6 Ifemi în acest
context va fi înţeles ca titluri.
5. Costurile indirecte eligibile pentru activitatea
operaţională sunt acele costuri care, în conformitate cu condiţiile de
eligibilitate descrise în art. II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri
specifice legate direct de prestarea activităţii operaţionale şi care ar putea
fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi
justificate de către Partener, folosind sistemul său contabil ca fiind
efectuate în legătură cu costurile directe eligibile pentru activitatea
operaţională. Acestea nu pot include niciun fel de costuri directe eligibile.
6. Prin derogare de la art. II.16.1, costurile
indirecte realizate în desfăşurarea activităţii operaţionale pot fi eligibile
pentru finanţarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile directe
eligibile totale. Dacă costul direct eligibil total depăşeşte suma de 100.000
euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie să fie redus la nivelul
stabilit între părţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte ar trebui să fie
specificat în decizia de finanţare specifică. Dacă decizia de finanţare
specifică prevede o finanţare la rata fixă cu privire la costurile indirecte,
ele nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile.
ARTICOLUL II.17
Solicitări de plată
1. Una sau mai multe plăţi pot fi efectuate ca
prefinanţare. Suma totală acumulată a prefinanţării nu va trebui să depăşească
50% din suma totală de finanţare specificată în decizia de finanţare specifică.
2. Prefinanţarea are ca scop acoperirea cheltuielilor
Partenerului legate de activitatea operaţională aprobată. Prefinanţarea va fi
plătită în termen de 45 de zile de la primirea solicitării de prefinanţare.
3. Plata soldului, care nu poate fi repetat, se
efectuează la sfârşitul activităţii operaţionale pe baza costurilor eligibile
actuale în desfăşurarea activităţii operaţionale. Poate lua forma unui ordin de
recuperare, dacă plăţile anterioare de prefinanţare depăşesc suma finală de
finanţare determinată în conformitate cu decizia de finanţare specifică.
4. Pentru plata soldului vor fi transmise următoarele
rapoarte şi următoarea documentaţie în termen de 75 de zile după încheierea
acţiunii:
- solicitarea pentru plata finală;
- raport asupra implementării activităţii operaţionale
din punctul de vedere al Partenerului;
- declaraţia finală financiară a costurilor eligibile
realizate de fapt, urmând structura bugetului estimat;
- acolo unde se solicită de către prevederile deciziei
de finanţare specifică privind plata soldului, un certificat privind
declaraţiile financiare ale acţiunii şi conturile curente, întocmite de un
funcţionar public competent şi independent. Certificatul va certifica, în
conformitate cu standardele internaţionale recunoscute de contabilitate, că
aceste costuri declarate de către Partener în declaraţiile financiare pe care se
bazează solicitarea de plată sunt cele reale, înregistrate cu exactitate, şi că
toate chitanţele au fost declarate în conformitate cu decizia de finanţare
specifică.
5. Documentele care însoţesc solicitarea de plată
trebuie întocmite conform prevederilor relevante ale deciziei de finanţare
specifică, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Partenerul însuşi va
certifica faptul că documentele financiare transmise FRONTEX respectă
prevederile financiare ale deciziei de finanţare specifică, că aceste costuri
declarate sunt costurile reale şi că solicitarea de plată a acestuia este
susţinută de documente justificative care pot fi verificate.
6. După primirea documentelor menţionate în art.
II.17.4 şi/sau II.17.5, FRONTEX:
- va aproba raportul final privind implementarea
activităţilor operaţionale;
- va solicita Partenerului să prezinte documentele
justificative sau orice altă informaţie considerată a fi necesară pentru a
permite aprobarea raportului;
- va respinge raportul şi va solicita prezentarea unui
nou raport.
7. In cazul în care nu se primeşte un răspuns scris din
partea FRONTEX în termen de 45 de zile, se va considera că documentaţia a fost
suficientă. Aprobarea documentelor care însoţesc solicitarea de plată nu va implica
recunoaşterea regularităţii sau a autenticităţii, a caracterului complet şi a
corectitudinii declaraţiilor şi informaţiilor pe care acestea le conţin.
8. Solicitările de informaţii suplimentare sau ale unui
nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul va avea la
dispoziţie perioada stabilită în decizia de finanţare specifică pentru a
trimite informaţiile sau noile documente solicitate. In cazul în care se
solicită informaţii suplimentare, termenul-limită pentru verificare va fi extins
cu perioada necesară obţinerii acestor informaţii. Dacă se respinge un raport
şi se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare menţionată mai
sus. In cazul unei respingeri reînnoite, FRONTEX îşi rezervă dreptul de a
rezilia finanţarea.
9. Soldul finanţării va fi determinat de FRONTEX în
conformitate cu art. II.19. Plata soldului va fi realizată în termen de 45 de
zile de la data aprobării documentelor menţionate în art. II.17.4.
ARTICOLUL II.18
Prevederi generale privind plăţile
1. Plăţile se efectuează de către FRONTEX în euro.
Partenerul trimite solicitările de plată, inclusiv declaraţiile financiare
aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro
se efectuează de către Partener la rata lunară stabilită de Comisie şi
publicată pe site-ul acesteia din ziua realizării costului.
2. Plăţile făcute de FRONTEX vor fi considerate a fi
efectuate la data debitării acestora din contul FRONTEX.
3. FRONTEX poate suspenda oricând perioada pentru plata
indicată în decizia de finanţare specifică, notificând Partenerului faptul că
solicitarea de plată a acestuia nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este
conformă cu prevederile deciziei, fie pentru că trebuie prezentate documentele
justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la
faptul că unele cheltuieli din declaraţia financiară nu sunt eligibile şi se
realizează verificări suplimentare.
4. FRONTEX poate, de asemenea, să îşi suspende plăţile
oricând, dacă se constată sau se presupune că Partenerul a încălcat prevederile
acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică, în special în urma
controalelor şi a auditurilor prevăzute la art. II.21.
5. FRONTEX informează Partenerul despre orice astfel de
suspendare printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau
printr-un document echivalent.
6. Suspendarea intră în vigoare la data transmiterii
avizului de către FRONTEX. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data
înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când
sunt primite documentele justificative solicitate sau la finalul perioadei de
suspendare notificate de FRONTEX.
7. Partenerul are la dispoziţie două luni de la data
notificării de către FRONTEX a sumei finale de finanţare ce stabileşte suma de
plată a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicării datei de
primire a plăţii soldului, solicită informaţii în scris privind stabilirea
finanţării finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această perioadă,
astfel de solicitări nu vor mai fi luate în considerare. FRONTEX se angajează
să răspundă în scris, într-o perioadă de două luni după data primirii
solicitării de informaţii, motivând răspunsul său. Această procedură nu
prejudiciază dreptul Partenerului de a contesta decizia luată de FRONTEX. în
conformitate cu legislaţia comunitară în acest domeniu, astfel de contestaţii
trebuie să fie depuse în termen de două luni după notificarea deciziei către
solicitant sau, în lipsa acesteia, după data la care solicitantul a aflat
despre decizie.
ARTICOLUL II.19
Determinarea finanţării finale
1. Fără a aduce prejudiciu informaţiilor obţinute
ulterior în conformitate cu art. II.21, FRONTEX adoptă suma plăţii finale care
urmează a fi acordată Partenerului pe baza documentelor menţionate la art.
II.17, pe care le-a aprobat.
2. Suma totală plătită de către FRONTEX Partenerului nu
poate depăşi, sub nicio formă, suma maximă a finanţării stabilită în decizia de
finanţare specifică, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate
depăşesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat,
anexat la decizia de finanţare specifică.
3. Dacă aceste costuri eligibile efective realizate la
finalul activităţii operaţionale sunt mai mici decât costurile eligibile totale
estimate, contribuţia FRONTEX se limitează la costurile eligibile totale
efective realizate în legătură cu transportul/DSA/cazare şi REM.
4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul că
finanţarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările şi
cheltuielile activităţii operaţionale şi aceasta nu poate produce, în nicio
formă, profit pentru acesta.
Incasările efective care vor fi luate în considerare
sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care
solicitarea de plată este întocmită de către Partener. In scopul acestui
articol, vor fi luate în considerare doar costurile eligibile efective ale
activităţii operaţionale sau ale bugetului de operare, care se încadrează în
categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare
specifică.
Orice surplus determinat în acest fel va duce la o
reducere corespunzătoare a sumei de finanţare.
In cazul în care suma totală a plăţilor deja efectuate
depăşeşte suma finanţării finale, FRONTEX emite un ordin de recuperare pentru
surplus.
ARTICOLUL II.20
Recuperarea
1. Dacă orice sumă este plătită în mod necorespunzător
Partenerului sau dacă recuperarea este justificată în baza deciziei de
finanţare specifică, Partenerul se angajează să returneze FRONTEX suma
respectivă în condiţiile şi la orice dată pe care o specifică.
2. Dacă Partenerul nu returnează suma până la data
scadentă, suma datorată va avea dobânda la rata aplicată de Banca Centrală
Europeană operaţiunilor sale principale de refinanţare, publicată în seria C a
Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era
scadentă, majorată cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plăteşte pentru
perioada scursă de la data ulterioară expirării termenului de plată până în
ziua plăţii. Orice plată parţială acoperă mai întâi dobânda.
3. Sumele care vor fi returnate către FRONTEX pot fi
compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, după informarea
acestuia în mod corespunzător. Nu este necesar consimţământul în prealabil al
Partenerului. Acest fapt nu va afecta opţiunea părţilor de a stabili plata în
rate.
4. Taxele bancare suportate în legătură cu rambursarea
sumelor datorate FRONTEX sunt suportate în întregime de Partener.
ARTICOLUL II.21
Controale şi audituri
1. Partenerul se angajează să furnizeze orice
informaţii detaliate cerute de FRONTEX sau de orice alt organism din afară
autorizat de FRONTEX pentru a verifica dacă activităţile operaţionale şi
prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică sunt
implementate în mod corespunzător.
2. Partenerul păstrează la dispoziţia FRONTEX toate
documentele originale, în special înregistrările contabile şi fiscale, sau, în
cazurile excepţionale şi justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale
documentelor originale legate de decizia de finanţare specifică pe o perioadă
de 5 ani de la data plăţii soldului pentru activitatea operaţională
corespunzătoare.
3. Partenerul este de acord ca FRONTEX să poată efectua
un audit al modului de utilizare a finanţării acordate, fie efectuat direct de
personalul propriu al FRONTEX, fie de orice alt organism din afară autorizat să
procedeze astfel în numele FRONTEX. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a
lungul perioadei de implementare a deciziei de finanţare specifică până la
plata soldurilor acestora şi pe o perioadă de 5 ani de la data plăţii soldului
pentru activităţile operaţionale corespunzătoare. Atunci când este adecvat,
constatările auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de FRONTEX.
4. Partenerul se angajează să permită personalului
FRONTEX şi personalului extern autorizat de FRONTEX dreptul corespunzător de
acces la locurile şi sediile în care se desfăşoară activităţile operaţionale şi
la toate informaţiile, inclusiv la informaţiile în format electronic, necesare
pentru a efectua astfel de audituri.
5. In temeiul Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96
al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa
locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale
Comunităţilor Europene împotriva fraudei şi a altor abateri şi al
Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999 al Parlamentului European şi al Consiliului
din 25 mai 1999 privind investigaţiile efectuate de Oficiul European de Luptă
Antifraudă (OLAF), Biroul European Antifraudă (OLAF) poate organiza, de
asemenea, controale şi inspecţii la faţa locului în conformitate cu procedurile
stipulate de legislaţia Comunităţii pentru protecţia intereselor financiare ale
Comunităţilor Europene împotriva fraudelor şi altor nereguli. Unde este
necesar, constatările inspecţiei pot duce la decizii de recuperare adoptate de
către FRONTEX.
6. Curtea Europeană de Auditori va avea aceleaşi
drepturi ca şi FRONTEX, în special drept de acces, în ceea ce priveşte
controalele si auditurile.
Semnat la 12 octombrie 2009 la Varşovia, în două
exemplare originale în limba engleză.
Pentru Ministerul Administraţiei şi Internelor,
Vasile Blaga,
Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi
internelor, interimar
Pentru FRONTEX,
Illka Laitinen,
director executiv al FRONTEX
ANEXĂ la acord
Model de răspuns
Confirm prin prezenta primirea Deciziei de finanţare
specifică a FRONTEX nr.................../an, din data
de........................................, adresată [denumirea oficială a
Partenerului], stabilită şi acordată în conformitate cu prevederile
acordului-cadru semnat la [data] între FRONTEX şi [denumirea oficială
a Partenerului].
Inţeleg deplin că decizia de finanţare specifică se
supune termenilor şi condiţiilor acordului-cadru de mai sus şi prin aceasta
consimt în mod explicit în numele [denumirea oficială a Partenerului] să
fiu obligat de prevederile acordului-cadru în ceea ce priveşte prezenta decizie
de finanţare specifică.
Semnătura, data şi locul (de către o persoană deplin
autorizată să reprezinte Partenerul în scopul acordului-cadru).