Hotărârea Nr.554 din 02.07.2014

pentru aprobarea Normelor privind înfiinţarea comitetelor de audit intern
ACT EMIS DE: Guvernul Romaniei
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 511 din 09 iulie 2014

În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, şi al art. V alin. (4) din Legea nr. 191/2011 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,Guvernul României adoptă prezenta hotărâre. Articolul 1Se aprobă Normele privind înfiinţarea comitetelor de audit intern, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Articolul 2În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, instituţiile publice centrale care îndeplinesc condiţiile pentru constituirea comitetelor de audit intern, în conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, vor actualiza normele proprii privind exercitarea auditului public intern cu cerinţele cadrului general reglementat prin normele prevăzute la art. 1. PRIM-MINISTRU VICTOR-VIOREL PONTA Contrasemnează: Ministrul finanţelor publice, Ioana-Maria Petrescu Ministrul delegat pentru buget, Liviu Voinea Viceprim-ministru, ministrul afacerilor interne, Gabriel Oprea Ministrul apărării naţionale, Mircea Duşa
ANEXĂNORME privind înfiinţarea comitetelor de audit intern Capitolul IOrganizarea şi funcţionarea comitetelor de audit intern Articolul 1 (1) Prezentele norme stabilesc cadrul general de organizare şi funcţionare a comitetelor de audit intern.(2) Comitetele de audit intern sprijină activitatea compartimentelor de audit public intern şi urmăresc să asigure independenţa şi funcţionarea eficientă a activităţii de audit intern, precum şi menţinerea unei comunicări deschise cu conducerea compartimentului de audit public intern şi cu conducerea instituţiei publice centrale. Articolul 2Comitetul de audit intern se înfiinţează pe lângă compartimentul de audit intern, ca organism consultativ, pentru a acţiona în vederea definirii strategiei şi îmbunătăţirii activităţii de audit intern a instituţiei. Articolul 3Numărul membrilor comitetului de audit intern, de 5 sau 7 membri, se stabileşte prin decizia conducătorului instituţiei publice, în funcţie de complexitatea domeniului auditabil, forma de organizare şi dimensiunea compartimentului de audit intern. Articolul 4În realizarea atribuţiilor sale, comitetul de audit intern colaborează cu reprezentanţii structurilor funcţionale din cadrul instituţiei publice ori de câte ori consideră că este necesar. Capitolul IINominalizarea membrilor în comitetele de audit intern şi încetarea calităţii de membru Articolul 5 (1) Desemnarea auditorilor interni cu experienţă de minimum 5 ani ca membri în comitetul de audit intern al unei instituţii publice centrale se realizează de către conducătorul acesteia în baza propunerilor formulate de alte instituţii publice centrale, care nu sunt subordonate, aflate în coordonarea sau sub autoritatea instituţiei publice şi care îndeplinesc condiţiile pentru constituirea comitetelor de audit intern, în conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare.
(2) Instituţia publică centrală care constituie comitetul de audit intern trimite, prin compartimentul de audit public intern, instituţiilor publice centrale prevăzute la alin. (1) scrisori de intenţie pentru selectarea în comitetul de audit intern a auditorilor interni, iar acestea formulează propuneri, în termen de 20 de zile lucrătoare de la primirea acestora.(3) Instituţia publică ce constituie comitet de audit intern, prin compartimentul de audit public intern, stabileşte criterii de selectare a instituţiilor publice centrale cărora le transmite scrisori de intenţie.(4) Propunerea privind persoana nominalizată se transmite instituţiei publice centrale solicitante, însoţită de un curriculum vitae detaliat. Articolul 6(1) Specialiştii din cadrul instituţiei publice centrale, prevăzuţi la art. 9 alin. (2) lit. b) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, sunt propuşi ca membri în comitetul de audit intern de către structurile funcţionale, ca urmare a scrisorilor transmise de compartimentul de audit intern al instituţiei unde funcţionează comitetul.
(2) Numirea auditorilor interni, a specialiştilor şi a conducătorului compartimentului de audit public intern se realizează prin act administrativ al conducătorului instituţiei publice centrale, pe baza analizei documentaţiei elaborate şi prezentate de către compartimentul de audit intern propriu.(3) Procesul de selectare şi desemnare în comitetul de audit intern a unui auditor intern sau a unui specialist în domeniul specific entităţii este legal realizat numai dacă există cel puţin câte două propuneri primite de la alte instituţii publice, respectiv de la structurile de specialitate din cadrul instituţiei publice centrale. Articolul 7Mandatul membrilor comitetului de audit intern este de 3 ani de la data numirii şi se poate reînnoi o singură dată. Articolul 8(1) Calitatea de membru în comitetul de audit intern încetează în următoarele situaţii:a)la cererea acestuia; b)în cazul pierderii calităţii de auditor intern a membrilor selectaţi în comitetul de audit intern; c)la încetarea raporturilor de serviciu cu instituţia publică în care este încadrat; d)la încetarea calităţii de conducător al compartimentului de audit public intern în cadrul instituţiei publice centrale. (2) Constatarea situaţiilor prevăzute la alin. (1) este de competenţa preşedintelui comitetului de audit intern, care le aduce la cunoştinţa conducătorului instituţiei publice centrale, prin şeful compartimentului de audit intern.(3) Încetarea calităţii de membru în situaţiile prevăzute la alin. (1) se dispune prin act administrativ al conducătorului instituţiei publice centrale unde funcţionează comitetul.(4) Locul de membru în comitetul de audit intern devenit vacant se ocupă după aceeaşi procedură utilizată la numirea acestuia. Capitolul IIIDesfăşurarea activităţii comitetului de audit intern Articolul 9(1) Comitetul de audit intern îşi desfăşoară activitatea în cadrul a două şedinţe ordinare anuale sau ori de câte ori este nevoie în cadrul unor şedinţe extraordinare, pentru realizarea atribuţiilor principale, prevăzute la art. 10 din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare.
(2) În vederea îndeplinirii atribuţiilor principale, comitetul de audit intern se întruneşte în şedinţe convocate în condiţiile art. 9 alin. (10) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare.
(3) Preşedintele comitetului de audit intern exercită următoarele atribuţii principale:a)convoacă întâlnirile comitetului de audit intern; b)conduce şedinţele comitetului de audit intern; c)semnează documentele elaborate de comitetul de audit intern; d)poate participa la şedinţele organizate de conducerea instituţiei publice centrale, la cererea conducătorului acesteia, pentru a exprima opinia comitetului cu privire la problemele supuse dezbaterii. Articolul 10(1) Convocarea şedinţelor ordinare se realizează de către preşedintele comitetului de audit intern o dată pe semestru.(2) Convocarea şedinţelor extraordinare se realizează de către preşedintele comitetului de audit intern, la solicitarea şefului compartimentului de audit public intern.(3) Şedinţele comitetului de audit intern se desfăşoară în baza ordinii de zi.(4) Ordinea de zi a şedinţelor este stabilită de către preşedintele comitetului de audit intern.(5) Şedinţele comitetului de audit intern sunt legal constituite în prezenţa a cel puţin trei pătrimi din numărul total al membrilor săi.(6) La şedinţele comitetului de audit intern pot participa, la invitaţia preşedintelui, reprezentanţi ai structurilor funcţionale din cadrul instituţiei publice centrale, în funcţie de problemele supuse dezbaterii, aceştia având calitatea de invitaţi. Articolul 11(1) Desfăşurarea şedinţelor, ordinea de zi, dezbaterile, luările de cuvânt, avizele, opiniile, comitetului de audit intern se consemnează în procese-verbale.(2) Materialele supuse dezbaterii în cadrul şedinţelor se pun la dispoziţia membrilor comitetului de audit intern, la sediul instituţiei, cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data organizării şedinţei.(3) Procesele-verbale ale şedinţelor se semnează de către toţi membrii comitetului de audit intern prezenţi şi se păstrează, în original, la compartimentul de audit public intern. Articolul 12 (1) Activitatea comitetului de audit intern se desfăşoară în baza Regulamentului de organizare şi funcţionare.(2) Regulamentul de organizare şi funcţionare al comitetului de audit intern este structurat pe capitole, cuprinzând cel puţin următoarele:a)dispoziţii generale; b)misiunea şi competenţa comitetului de audit intern; c)modalitatea de organizare şi desfăşurare a şedinţelor; d)atribuţiile şi responsabilităţile comitetului de audit intern; e)relaţiile funcţionale; f)conducerea comitetului; g)dispoziţii finale.
(3) Regulamentul de organizare şi funcţionare al comitetului de audit intern este elaborat de comitetul de audit intern şi aprobat cu majoritatea simplă a voturilor membrilor. Articolul 13 (1) Comitetul de audit intern îşi analizează activitatea, evaluează propria eficienţă şi elaborează anual un raport de activitate.(2) Raportul de activitate al comitetului de audit intern se transmite compartimentului de audit public intern organizat la nivelul instituţiei publice, în vederea prelucrării informaţiilor şi cuprinderii lor în raportul anual privind activitatea de audit intern. Articolul 14(1) În realizarea atribuţiilor sale, comitetul de audit intern emite avize şi opinii, care sunt legal adoptate cu majoritatea simplă a voturilor membrilor.(2) În realizarea atribuţiilor şi îmbunătăţirea activităţii de audit intern la nivelul instituţiei publice, comitetul de audit intern colaborează cu Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern din cadrul Ministerului Finanţelor Publice şi prezintă acesteia, ori de câte ori consideră necesar, propuneri fundamentate, în vederea aplicării unei strategii unitare în domeniul auditului public intern.(3) Evidenţa avizelor şi opiniilor emise de comitetul de audit intern se ţine cu ajutorul Registrului avizelor şi opiniilor, condus de secretariatul asigurat de compartimentul de audit public intern. Articolul 15 (1) În aplicarea art. 9 alin. (8) din Legea 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, şeful compartimentului de audit public intern nominalizează persoana care va asigura secretariatul tehnic al comitetului de audit intern.
(2) Principalele atribuţii ale persoanei care asigură realizarea activităţilor de secretariat pentru comitetul de audit intern sunt următoarele:a)pregătirea materialelor pentru a fi supuse dezbaterii comitetului de audit intern; b)completarea Registrului avizelor şi opiniilor emise de comitetul de audit intern; c)redactarea rapoartelor periodice privind activitatea comitetului de audit intern; d)redactarea proceselor-verbale ale şedinţelor comitetului de audit intern, care cuprind dezbaterile realizate; e)primirea şi distribuirea corespondenţei comitetului de audit intern; f)executarea altor sarcini necesare bunei desfăşurări a activităţii comitetului de audit intern.