HOTARARE   Nr. 10 din 17 septembrie 2004

Ghidul de achizitii pentru proiecte finantate de FRDS, Partea 1 - Proceduri de achizitii*)

ACT EMIS DE: FONDUL ROMAN DE DEZVOLTARE SOCIALA

ACT PUBLICAT IN:            MONITORUL OFICIAL  NR. 1019 din 21 decembrie 2006

CAPITOLUL 1

Introducere

1.1. Generalităţi

1.1.1.   Acest „Ghid de achiziţii" este un îndrumător pentru aplicarea diverselor metode de achiziţii, fiind conform cu procedurile în materie ale Băncii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii împrumuturilor BIRD, si anume: „GUIDELINES-PROCUREMENT" (May 2004) si „GUIDELINES-SELECTION AND EMPLOYMENT OF CONSULTANTS" (May 2004) ce pot fi consultate pe pagina de web - http//www.worldbank.org. aplicabile proiectelor cu finanţare BIRD (Banca), şi cu următoarele documente:

•   Legea nr. 129/1998 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Fondului Român de Dezvoltare Socială, republicată, cu modificările ulterioare;

•  Acordurile de împrumut semnate între România şi BIRD, prin care Fondul Român de Dezvoltare Socială a fost desemnat ca agenţie de implementare;

•   Manualele de operare utilizate de către Fond pentru implementarea programelor în care a fost desemnat ca agenţie de implementare.

1.1.2.   Procedurile de achiziţii ale Fondului Român de Dezvoltare Socială (Fond) sunt obligatorii pentru beneficiarii de granturi. Toate celelalte prevederi ale legilor în vigoare în România sunt aplicabile, dacă prevederile acestora nu contravin prevederilor din acordurile internaţionale în baza cărora este implementat un Proiect.

CAPITOLUL 2

Ghidul de achiziţii

2.1. Ghidul de achiziţii al Fondului

2.1.1.   Scopul principal al acestui îndrumător este de a informa toţi beneficiarii de granturi interesaţi şi partenerii de lucru ai acestora sau ai Fondului asupra modului de organizare a achiziţiilor de bunuri şi de lucrări, precum şi de selecţie şi angajare a consultanţilor pentru aceste proiecte. Acest îndrumător este, de asemenea, şi un instrument de instruire şi pregătire a personalului angajat şi a colaboratorilor, pentru Proiectul FRDS.

2.1.2.   Rolul Fondului este să se asigure, prin rapoartele cu privire la stadiul unui Proiect, prin supervizarea fizică pe teren şi prin avizările prealabile şi cele ulterioare, asupra modului în care s-au efectuat achiziţiile de către beneficiarii Proiectului şi că fondurile au fost utilizate cu încadrarea în angajamentele iniţiale, cu economicitate şi eficienţă, iar contractele au fost încredinţate într-o manieră transparentă şi corectă. Pentru aceasta, Fondul organizează programe de instruire cu reprezentanţii beneficiarilor şi cu oricare alte persoane interesate să asiste (reprezentanţi ai autorităţilor locale, contractori, parteneri).

2.1.3.    Principalele materiale utilizate ca suport pentru elaborarea acestui îndrumător sunt:

•   Liniile directoare ale Băncii Mondiale, „WB Guidelines" menţionate mai sus, şi documentele standardizate corespondente;

•  „Manualul privind achiziţiile de valori foarte mici derulate în cadrul granturilor mici finanţate de Banca Mondială" (Final draft: N. Khan, 16 octombrie 2001, revizuit septembrie 2005);

•  „Achiziţii de lucrări simple, de valoare mică, cu durată scurtă şi risc redus" (Documente standardizate de ofertare, Ediţie pilot, septembrie 2000) recomandat de Jean Jack Raoul.

2.1.4.   Autorul a încercat să ţină seama de toate aspectele legale privind prevederile în materie de achiziţii ale finanţatorului (BIRD) şi normele de achiziţii publice ale cofinanţatorului (Guvernul României), să le ajusteze şi să le facă mai simple pentru beneficiarii Fondului, luând în considerare capacitatea lor de a coordona astfel de activităţi, experienţa şi practica Fondului, precum şi lecţiile învăţate în timpul implementării. FRDS mulţumeşte, pentru sprijinul acordat la elaborarea acestui ghid, dlui Vlad Krasikov, coordonatorul specialist în achiziţii al Băncii Mondiale pentru zona Europei şi Asiei Centrale, dnei Benedicta Oliveros Miranda, specialist în achiziţii al Băncii Mondiale, şi tuturor colaboratorilor care au făcut propuneri de îmbunătăţire.

2.2. Utilizarea Ghidului de achiziţii

2.2.1.  Ghidul cuprinde 2 (două) părţi:

Partea 1. - Proceduri de achiziţii - cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri, lucrări şi servicii în cadrul granturilor, roluri şi responsabilităţi ale beneficiarilor de granturi, precum şi metodele de achiziţii aplicabile, descrise pas cu pas.

Partea a 2-a. - Modele şi formulare FRDS - cuprinde modele de „Invitaţie la cotaţie", pentru bunuri; formulare FRDS de „Documente de ofertare", pentru lucrări; formulare FRDS de „Cerere de propuneri", pentru servicii de consultanţă, şi formulare de evaluare.

2.2.2.    Banca a acceptat aplicarea acestor proceduri simplificate cu condiţia ca obiectivele Proiectului să fie atinse. Pentru aceste proceduri, atât Banca cât şi Fondul au stabilit cerinţe procedurale minimale în scopul asigurării economicităţii şi eficienţei, cu condiţia supervizării periodice şi prin verificarea ulterioară a fazelor relevante ale proceselor de achiziţii.

2.2.3.  A doua parte a Ghidului a fost elaborată în conformitate cu prevederile Liniilor directoare şi documentelor standardizate ale Băncii Mondiale, fiind luate în considerare următoarele metode: „Achiziţii cu participare comunitară" pentru bunuri şi lucrări, „Selecţie la preţul cel mai mic" pentru servicii de consultanţă (firme) şi „Selecţia consultanţilor individuali" pentru servicii prestate de specialişti (persoane fizice), adaptate subproiectelor finanţate de Fond şi capacităţii beneficiarilor de a conduce astfel de activităţi.

*) Republicat în temeiul art. 2 din Hotărârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socială nr. 6.a/III/2006.

Ghidul de achiziţii pentru proiecte finanţate de FRDS - Partea 1 - Proceduri de achiziţii a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.065 din 17 noiembrie 2004 prin Hotărârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socială nr. 10/V/2004 şi a mai fost modificat prin Hotărârea Consiliului director al Fondului Român de Dezvoltare Socială nr. 6.a/III/2006, reprodusă la pag. 1-6.

2.3. Răspunderile Beneficiarului

2.3.1.   Activitatea de achiziţii este una dintre cele mai importante în cadrul implementării proiectului. Beneficiarii de granturi FRDS (grupuri comunitare, ONG-uri sau grupuri productive) trebuie să se conformeze acestor proceduri, fiind singurii responsabili pentru achiziţiile făcute în cadrul unui subproiect. Prevederile descrise sunt aplicabile atât pentru beneficiari, cât şi pentru oricare alte persoane aflate în relaţii contractuale sau de colaborare cu beneficiarii. Beneficiarii Fondului vor utiliza modelele şi formularele FRDS aplicabile, cu modificări minime, acceptate de FRDS, după caz. Orice modificare la formularele obligatorii se face numai sub formă de anexă.

2.3.2.   Succesul implementării unui subproiect (proiect) depinde, în principal, de:

•  Implicarea membrilor comunităţii/grupului în toate fazele de implementare;

•  Capacitatea de organizare şi conducere a proiectului de către comunitate;

•  Increderea oamenilor în ei înşişi şi în ceea ce vor să realizeze;

•  O definire precisă a proiectului finanţat şi a componentelor acestuia;

•  Finalizarea activităţilor în termenul prevăzut în Acordul de grant;

•  Folosirea fondurilor primite numai pentru proiect;

•  Respectarea angajamentelor privind contribuţia comunităţii la implementarea proiectului;

•  Folosirea materialelor locale (cu respectarea cerinţelor de calitate);

•   Utilizarea cunoştinţelor şi a forţei de muncă locale, corespunzător standardelor tehnologice;

•  Verificarea stadiului contractelor, a cantităţilor cerute şi a nivelu]ui calitativ;

•  Indeplinirea standardelor de calitate pentru toate activităţile desfăşurate.

2.3.3.  De aceea, beneficiarii vor avea grijă:

•  Să estimeze costurile pentru toate achiziţiile necesare în cadrul fiecărui contract, prin utilizarea Bazei de date a Fondului, asigurându-se că aceste costuri nu depăşesc Bugetul aprobat;

•  Să întocmească Planul de achiziţii;

•  Să utilizeze pentru fiecare achiziţie metoda aplicabilă;

•  Să pregătească Specificaţiile tehnice, Lista cantităţilor de lucrări, precum şi Lista furnizorilor/contractorilor/ consultanţilor, utilizând informaţii din Baza de date a Fondului;

•  Să trimită invitaţiile, documentele de ofertare şi să primească cotaţiile/propunerile;

•  Să evalueze cotaţiile/preţurile/propunerile primite, alegând cea mai bună din ele, în conformitate cu metoda aplicabilă;

•  Să încredinţeze şi să semneze contractul sau să transmită comanda;

•  Să verifice documentele referitoare la cantităţile şi calitatea bunurilor furnizate sau a lucrărilor executate de contractori ori a rapoartelor/serviciilor prestate de consultanţi;

•  Să facă plăţile şi să pregătească rapoartele periodice către Fond;

•  Să păstreze (în original) toate documentele proiectului la dispoziţia reprezentanţilor Băncii, ai Guvernului şi/sau a auditorilor şi coordonatorilor Fondului.

CAPITOLUL 3

Planul de achiziţii. Metode aplicabile

3.1. Intocmirea Planului de achiziţii

3.1.1. Acesta este rezultatul planificării tuturor activităţilor necesare pentru implementarea proiectului. Fondul sprijină Beneficiarul să schiţeze şi să elaboreze un Plan de activităţi şi Planul de achiziţii, în timpul instruirii iniţiale, la negocierea Acordului de grant. Acest plan determină la rândul său Graficul de implementare a proiectului. Planul de achiziţii conţine, pentru un tip obişnuit de proiect, o scurtă descriere a paşilor necesari (din punct de vedere legal, tehnic, financiar şi al costurilor estimate) şi etapele achiziţiilor (datele estimative pentru invitare, primire cotaţii/propuneri, evaluare şi contractare).

3.1.2.   Costurile pentru deplasări, comunicaţii, anunţuri, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizaţii, formulare tipizate pentru contabilitate, organizare de seminarii de lucru etc. pot fi plătite direct, cu condiţia respectării principiilor economicităţii şi eficienţei.

3.1.3.  Planul de achiziţii se bazează pe Bugetul aprobat şi pe: CE   trebuie   achiziţionat/contractat  în  vederea   atingerii obiectivului, CÂND ar trebui făcută achiziţia, CARE sunt principalii paşi pentru fiecare achiziţie şi CÂT va costa fiecare achiziţie.

3.1.4.   Pentru pregătirea Planului de achiziţii trebuie făcuţi următorii paşi:

•  Se întocmeşte lista bunurilor, lucrărilor şi serviciilor necesare pentru realizarea proiectului;

•  Se grupează aceste bunuri în liste şi în grupe de contracte, în mod logic;

•  Se estimează costurile lor pe baza preţurilor din magazine, din cataloage sau din Baza de date pentru preţuri unitare a Fondului. Determinarea acestor preţuri trebuie făcută cu maximă grijă;

•  Se citeşte cu atenţie acest Ghid de achiziţii pentru a şti care este metoda de achiziţie aplicabilă;

•  Se apreciază durata fiecărui proces de achiziţie, respectiv data de începere şi de finalizare.

Formatul pentru planul de achiziţii este detaliat la sfârşitul părţii 1 a Ghidului.

3.1.5.  O achiziţie poate fi iniţiată numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

-  Planul de achiziţii a fost pregătit conform Bugetului aprobat din Acordul de grant;

-  Finanţarea este asigurată (Acordul de grant a fost semnat de cele doua părţi);

-  Toate aprobările, avizele şi autorizaţiile legale prealabile au fost obţinute; şi

-  A fost publicat anunţul privind achiziţiile necesare din cadrul Grantului (proiectului).

3.2. Metode aplicabile de achiziţii

3.2.1.   Principiile de bază în aplicarea procedurilor de achiziţii cu Participare Comunitară sunt:

•  Economicitate şi eficienţă;

•  Transparenţă şi competiţie liberă;

•  Tratament egal pentru toţi candidaţii;

•  Confidenţialitate şi corectitudine în procesul de evaluare;

•  Incurajarea contractorilor locali.

3.2.2.   Metoda de achiziţie aplicabilă reprezintă suma tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/contractorul/consultantul şi pentru a-i încredinţa comanda/ contractul. Pentru achiziţiile efectuate de Beneficiarii Fondului este obligatoriu să:

•  Se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri obţinute de la 3 (trei) furnizori - pentru bunuri;

•  Se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri obţinute de la 3 (trei) contractori calificaţi - pentru lucrări;

•  Se compare cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate -pentru consultanţă individuală;

şi este recomandat să:

Se evalueze cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate - pentru servicii.

3.2.3.   Metodele aplicabile detaliate în acest Ghid sunt următoarele:

•   Pentru achiziţii de bunuri - metoda aplicabilă este „Achiziţie Locală" (AL)i;

•  Pentru achiziţii de lucrări - metoda aplicabilă este „Lucrări Mici" (LM)ii;

•  Pentru servicii de consultanţă prestate de o firmă - metoda aplicabilă este „Selecţie la Preţul cel mai Mic" (SPM);

iAL şi iiLM nu mai sunt metode prevăzute în Liniile directoare ale Băncii, dar sunt prezentate aici în scopul specific al Manualului de Operare.

• Pentru angajarea consultanţilor individuali, precum: inspector/contabil/expert/asistent instructor/îndrumător - metoda aplicabilă este „Selecţia Consultanţilor Individuali" (SCI).

Tabelul de mai jos conţine metodele aplicabile în funcţie de tipul de achiziţie.

Tip achiziţie	Metoda achiziţie1	AL	LM	SPM	SCI
BUNURI LUCRĂRI SERVICII	-consultanţă	DA	DA	DA	DA

CAPITOLUL 4

Metodele de achiziţii. Paşii

4.1. Pentru BUNURI

4.1.1.    „Achiziţie Locală" (AL - valoare < 5.000 US$, echivalent)

Această metodă va fi utilizată pentru achiziţia „de pe raft" (din magazine) a unor bunuri sau produse standardizate, disponibile la câţiva furnizori din ţară sau importate (numai din ţări eligibile ale Băncii Mondiale) şi livrate de către furnizori locali. Este obligatoriu să se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri, corespunzătoare aceloraşi bunuri sau aceleiaşi liste de bunuri. Va fi selectat furnizorul având preţul total evaluat cel mai mic2, dacă a răspuns substanţial cerinţelor.

Metoda presupune următorii paşi:

•  Se stabilesc tipul şi unitatea de măsură pentru fiecare echipament cerut şi termenul de livrare;

•  Se pregăteşte o Listă de furnizori disponibili, suficient de mare (conform punctului 5.6.1.) pentru a realiza o bună competiţie şi pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri;

•  Se obţin şi se înregistrează informaţii în legătură cu posibilitatea achiziţionării acestor bunuri (studiind magazinele din zonă);

•  Se obţin broşuri/cataloage şi liste de preţuri de la furnizori, fie personal, fie telefonic;

•  Se iau în considerare calitatea bunurilor, dacă acestea sunt în stoc şi cât vor fi costurile finale;

•  Se compară preţurile;

•  Preţurile pot fi chiar negociate, dacă se constată că acestea sunt mai mari decât preţurile unitare de referinţă din baza de date (FRDS) sau decât preţurile de pe piaţă;

•  Se pregăteşte un scurt Raport de evaluare3 arătând numele furnizorilor şi preţurile obţinute de la ei şi justificând alegerea câştigătorului;

•  Comisia de evaluare predă reprezentantului Beneficiarului Raportul de evaluare recomandând cel mai bun furnizor;

•  Reprezentantul Beneficiarului recepţionează bunurile de la furnizor, preia chitanţa şi factura;

•  Toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.

4.1.2.  „Achiziţie Locală"

(AL - bunuri sau pachete de bunuri cu valoare = 5.000 USS, echivalent)

Această metodă se aplică în cazul unui bun sau al unui pachet de bunuri necesare a se achiziţiona de la diverşi furnizori, dacă valoarea totală a acestora este egală cu sau depăşeşte echivalentul a 5.000 US$. Este obligatoriu să se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii corespunzătoare. Furnizorul care are preţul total evaluat cel mai mic4 şi asigură livrarea bunului sau a întregului pachet de bunuri, răspunzând substanţial termenelor şi condiţiilor cerute, va fi selectat.

Metoda „Achiziţie Locală" presupune următorii paşi:

•  Se pregătesc „Specificaţiile Tehnice", sub îndrumarea unui specialist (dacă este cazul);

•  Se pregăteşte o Listă de furnizori disponibili, suficient de mare (conform punctului 5.6.1.) pentru a realiza o bună competiţie şi pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri;

•  Se stabileşte termenul limită de livrare a bunurilor;

•  Se pregăteşte „Invitaţia la cotaţie"5;

•  Se transmite furnizorilor „Invitaţia la cotaţie", cu confirmarea participării a cel puţin 3 (trei);

•  Se primesc şi se înregistrează cotaţiile primite, la un termen limită;

•  Se întocmeşte Raportul de evaluare6 şi se face recomandarea de încredinţare a contractului care se predă Beneficiarului;

•  Reprezentantul Beneficiarului finalizează formularul de Comandă, Termenele şi condiţiile de livrare şi le transmite furnizorului ales;

•  Până la încredinţarea comenzii, procesul de evaluare rămâne confidenţial;

•  Bunurile primite se verifică şi se recepţionează7, plata făcându-se conform comenzii.

•  Toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.

4.2. Pentru LUCRĂRI

4.2.1.  „Lucrări Mici"

(LM - lucrări foarte simple cu valoare < 5.000 USS, echivalent)

Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări simple şi de volum redus8, precum micile reparaţii/accesorii la construcţii sau instalaţii. Este obligatoriu a se evalua şi compara cel puţin 3 (trei) preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi calificaţi. Firma care solicită preţul total9 evaluat cel mai mic pentru întreaga Listă a cantităţilor de lucrări va fi selectată.

Metoda presupune următorii paşi:

•   Se pregăteşte „Lista cantităţilor de lucrări" (precum si desenele şi specificaţiile tehnice) şi un „Grafic de activităţi10" corespunzător, sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;

•  Se stabileşte termenul de finalizare a lucrărilor;

•  Se pregăteşte o Listă de contractori calificaţi şi „Invitaţia la cotaţie"11;

•  Se transmite „Invitaţia la cotaţie" câtorva contractori, astfel încât să existe confirmarea participării a cel puţin 3 (trei);

•  Se vizitează amplasamentul investiţiei împreună cu contractorii;

•  Se primesc şi se înregistrează cotaţiile primite, la un termen limită;

•  Se poate utiliza Baza de date (preţuri unitare) a FRDS pentru compararea şi verificarea cotaţiilor primite;

•  Se pregăteşte Raportul de Evaluare12 arătând numele contractorilor, clasamentul preţurilor, termenul de finalizare şi justificând alegerea câştigătorului;

•  Se predă Beneficiarului Raportul de evaluare;

•  Reprezentanţii Beneficiarului semnează „Contract de execuţie lucrări - sumă fixă" (contract tip FRDS) cu câştigătorul;

•  Se plătesc numai lucrările executate, certificate corespunzător, conform cu Graficul de activităţi;

•  Toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.

4.2.2.  „Lucrări Mici"

(LM - lucrări foarte simple cu valoare = 5.000 US$, echivalent)

Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări noi de construcţii sau de instalaţii sau pentru reabilitarea unora existente. Este obligatoriu a se compara cel puţin 3 (trei) preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi calificaţi. Firma care are preţul total evaluat13 cel mai mic va fi selectată.

Metoda presupune următorii paşi:

•  Se pregăteşte „Lista cantităţilor de lucrări" (precum şi specificaţiile tehnice şi desenele14), sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;

•  Se pregăteşte o Listă de contractori calificaţi, cel puţin 7 (şapte), din Baza de date FRDS (Lista contractorilor15);

•  Se pregăteşte „Invitaţia la cotaţie" şi „Documentele de ofertare"16;

•  Se transmite „Invitaţia la cotaţie" contractorilor din listă, cu confirmare de participare, asigurând depunerea a cel puţin 3 (trei) oferte;

•  Se vizitează amplasamentul lucrării împreună cu contractorii;

•  Se înregistrează ofertele, la un termen limită (dată şi oră), şi se face deschiderea publică a acestora la data, ora şi adresa indicate în invitaţie;

•  Se completează şi se înregistrează „Minuta la deschidere";

•  Se pregăteşte Raportul de Evaluare17, făcând recomandarea de încredinţare a contractului;

•  Comisia de evaluare predă Beneficiarului Raportul de evaluare;

•  Până la încredinţarea contractului procesul de evaluare rămâne confidenţial;

•  Reprezentanţii Beneficiarului semnează„Contract de execuţie lucrări cu preţuri unitare fixe" numai după obţinerea avizului prealabil de laFRDS:

•  Contractorul va fi sprijinit să demareze lucrările;

•  Pata contractorului se face pe baza situaţiilor de plată certificate18, după primirea facturii;

•  Toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.

4.3. Pentru SERVICII de CONSULTANŢĂ:

4.3.1. „Selecţie la preţul cel mai mic" (SPM)

Metoda se aplică pentru angajarea unor servicii de consultanţă care pot fi prestate de către o firmă sau de către o asociere dintre consultanţi individuali cu o firmă privată, servicii care nu pot fi realizate de un singur specialist. Este recomandat să se evalueze cel puţin 3 (trei) propuneri. Firma/Asocierea care are preţul total evaluat19 cel mai mic şi care a obţinut cel puţin scorul tehnic minim va fi selectată.

Metoda se utilizează pentru selectarea unei echipe de specialişti care să presteze servicii de consultanţă de rutină pentru care există norme şi standarde în vigoare şi practici curente (proiectare interdisciplinară pentru lucrări inginereşti fără grad mare de complexitate), cu valoare mică de contract.

De regulă, aceste servicii sunt executate de mai mulţi specialişti, şi anume:

•   Pentru elaborarea unui „Proiect tehnic" cu caracter agroindustrial, inclusiv tehnologia de fabricaţie pentru produse simple, specificaţiile tehnice corespunzătoare utilajelor necesare, a construcţiilor şi instalaţiilor aferente tehnologiei etc. (specific subproiectelor AGV), echipa poate fi formată din: Tehnolog de specialitate; Inginer proiectant construcţii agroindustriale; Inginer proiectant instalaţii; Arhitect.

•  Pentru elaborarea unui „Proiect tehnic" cu caracter civil, respectiv pentru construirea unei clădiri, a unui drum, a unui pod, a unui mic sistem de alimentare cu apă sau reabilitarea unor astfel de construcţii, echipa poate fi formată din: Arhitect, Inginer proiectant construcţii civile, Inginer proiectant instalaţii (specific unor subproiecte SSC sau MIR); Inginer proiectant de specialitate (construcţii civile; drumuri şi poduri; instalaţii sau construcţii edilitar gospodăreşti sau hidrotehnice etc), topometrist sau/şi alţi specialişti necesari pentru elaborarea unor studii de bază obligatorii (geotehnician; hidrogeolog; expert tehnic; expert de mediu ş.a.) în funcţie de tipul şi complexitatea Proiectului.

Metoda presupune următorii paşi:

•  Se pregătesc „Termenii de referinţă şi Scopul serviciilor" şi „Cerere de propuneri"20;

•  Se pregăteşte o Listă scurtă cuprinzând între 3 (trei) şi 6 (şase) firme, din Baza de date21 a Fondului (Lista proiectanţilor) care se supune aprobării Fondului;

•   Se transmite „Scrisoarea de invitaţie" şi „Cererea de Propuneri" consultanţilor din Lista scurtă, cu confirmare de participare, asigurând cerinţa ca cel puţin 3 (trei) propuneri să fie primite;

•   Se primesc şi se înregistrează propunerile tehnice şi financiare, la un termen limită, şi se deschid propunerile tehnice, păstrând propunerile financiare nedeschise;

•  Se evaluează22 propunerile tehnice, stabilindu-se firmele calificate tehnic (care au obţinut cel puţin scorul tehnic minim);

•  Se pregăteşte Raportul de evaluare tehnică, făcându-se recomandarea de invitare a firmelor calificate pentru deschiderea publică a propunerilor lor financiare;

•  Se predă Raportul de evaluare tehnică atât Beneficiarului, cât şi reprezentantului Fondului pentru avizare prealabilă;

•  Se invită firmele calificate pentru a participa la deschiderea publică a propunerilor lor financiare, indicându-le data, ora şi locul de desfăşurare, numai după avizul prealabil al Fondului:

•  Se deschid public propunerile financiare şi se înregistrează „Minuta la deschidere";

•    Se evaluează propunerile financiare şi se predă Beneficiarului Raportul de evaluare finală cu recomandarea de încredinţare a contractului;

•  Până la încredinţarea contractului, procesul de evaluare este confidenţial;

•  Reprezentanţii Beneficiarului semnează contractul (formular FRDS) numai după avizul prealabil al Fondului:

•  Consultantul va fi sprijinit să înceapă activităţile;

•   Plata se va face după acceptarea documentelor şi rapoartelor şi după primirea facturii;

•  Toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.

4.3.2. „Selecţia Consultanţilor Individuali" (SCI)

Metoda se aplică pentru a angaja un consultant individual. Este obligatoriu să se evalueze cel puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate. Consultantul cel mai bine calificat pentru îndeplinirea sarcinilor va fi selectat şi invitat la negociere.

Metoda presupune următorii paşi:

•  Se pregăteşte o fişă a postului („Termenii de referinţă şi Scopul Serviciilor"), solicitând avizul prealabil al Fondului;

•  Se pregăteşte o listă a potenţialilor specialişti, cel puţin 3 (trei);

•  Aceştia sunt invitaţi23 să îşi exprime interesul şi să prezinte informaţii în legătură cu specializarea/calificarea profesională şi experienţa anterioară;

•  Se selectează consultantul cel mai bine calificat pentru sarcinile de serviciu necesare;

•  Se negociează termenele şi condiţiile, se înregistrează „Minuta de negociere";

•  Se semnează contractul;

•  Consultantul este sprijinit să înceapă activităţile;

•  Plata consultantului se face pe baza rapoartelor acceptate şi numai după primirea facturii;

•  Toate documentele selecţiei se păstrează în dosar.

4.4. Achiziţie Contractare/Angajare directă

4.4.1.  Metoda cumpărării, contractării sau angajării directe, fără parcurgerea unui proces de selecţie, poate fi aplicată numai în situaţii excepţionale.

4.4.2.   Dacă există deja un contract pentru bunuri sau lucrări, încredinţat în conformitate cu procedurile aplicabile ale Fondului, acesta poate fi extins pentru bunuri sau lucrări de natură similară, numai dacă valoarea adăugată nu depăşeşte 15% din valoarea iniţială. Fondul (şi Banca) vor accepta aceste situaţii dacă se dovedeşte că prin organizarea unei noi competiţii nu s-ar putea obţine nici un avantaj şi că preţurile sunt rezonabile.

4.4.3.  Serviciile oferite de un singur consultant pot fi angajate numai dacă se dovedeşte clar că angajarea acestuia este mai avantajoasă decât organizarea unei competiţii, de exemplu:

(a)  Pentru activităţi care reprezintă o continuare a unor servicii angajate şi prestate anterior de consultant (Beneficiarul trebuie să solicite firmei pregătirea unei propuneri tehnice şi financiare pe baza Termenilor de referinţă noi, care vor fi negociaţi);

(b)  Atunci cînd este esenţială o selecţie rapidă (în cazuri de urgenţă);

(c)  Pentru contracte de valori foarte mici;

(d)   Când numai o singură entitate (firmă sau consultant individual) este calificat sau are experienţă deosebit de relevantă pentru îndeplinirea angajamentului respectiv.

Justificarea pentru selecţia de la o singură sursă va fi examinată de Fond (şi de Bancă) în contextul urmăririi tuturor intereselor Proiectului.

4.4.4.  Când, se asemenea:

(a) Există doar un singur furnizor/contractor/consultant în zona proiectului finanţat şi în zonele vecine şi s-a constatat că obţinerea unor cotaţii din alte localităţi ar adăuga sume care ar conduce la costuri mai mari; sau

(b) Cu toate că Beneficiarul a parcurs toţi paşii ceruţi, făcând publicitate şi/sau transmiţând multe invitaţii, nu s-au obţinut cel puţin 3 (trei) cotaţii/propuneri.

4.4.5.   Solicitarea de contractare directă va fi expediată la Fond pentru analiza prealabilă. Fondul va analiza toate documentele şi justificările şi va solicita analiza prealabilă a Băncii în conformitate cu condiţiile Acordului de împrumut.

Următorii paşi trebuie urmaţi:

•  Se întocmesc documentele şi justificările care determină utilizarea acestei metode;

•  Preţul cerut de furnizor/contractor/consultant trebuie să fie certificat de acesta;

•  Beneficiarul de grant transmite Fondului Cererea pentru aprobare.

4.4.6.  Dacă argumentele sunt bine fundamentate (dovedind că Beneficiarul a întreprins toate demersurile posibile), iar costurile sunt comparabile cu preţurile/tarifele medii corespondente din Baza de date a Fondului, aplicarea acestei metode poate fi acceptată.

4.4.7.   Nici un contract de angajare directă nu se va semna fără avizul prealabil al Fondului (şi al Băncii).

CAPITOLUL 5

Despre achiziţii - pas cu pas

5.1.  Stabilirea Tipului de achiziţie

Un proiect finanţat de Fond presupune achiziţia uneia dintre următoarele categorii:

a.  Bunuri

b.  Lucrări

c.  Servicii de Consultanţă (Servicii)

a.   Bunuri - sunt definite astfel materialele, produsele, bunurile standard, echipamentele de scurtă sau îndelungată folosinţă, consumabilele etc, care pot fi aprovizionate direct de la producători sau de la comercianţi.

b.  Lucrări - sunt definite astfel toate operaţiunile tehnologice necesare pentru edificarea unei construcţii noi sau a unui sistem de instalaţii nou ori pentru repararea unei construcţii existente, pentru consolidarea unui teren, regularizarea unui curs de apă, reabilitarea unui drum sau a unui pod, fiind incluse şi consumurile de materiale, necesarul de forţă de muncă, transporturile şi utilajele aferente şi care, datorită complexităţii lor, nu pot fi executate decât de către o firmă calificată.

c.   Servicii de Consultanţă (Servicii) - sunt definite astfel asistenţa şi instruirea acordată de specialişti şi/sau prestaţiile complexe efectuate de echipe mixte de specialişti, fiecare cu experienţă într-un domeniu specific, cu studii şi cunoştinţe profesionale corespunzătoare.

5.2.  Stabilirea Metodei aplicabile

5.2.1.  Ghidul descrie toate metodele şi procedurile de achiziţii pentru toate tipurile de proiecte. Pentru un anume proiect sunt aplicabile numai acele metode şi proceduri adecvate acestuia. Metoda aplicabilă este precizată în Planul de achiziţii al fiecărui proiect.

5.2.2.   Beneficiarii competiţiilor de granturi vor utiliza, pentru fiecare achiziţie, numai una dintre metode, în funcţie de:

•  Tipul achiziţiei (Bunuri/Lucrări/Servicii)

•  Valoarea contractului (cost estimat)

5.3.  Stabilirea Comisiei de evaluare

5.3.1.   Pentru derularea corectă a procesului de achiziţie, Beneficiarul va numi, prin Decizie, membrii Comisiei de evaluare (de regulă 3 sau 5 persoane).

5.3.2.   3 (trei) persoane vor fi numite pentru evaluarea cotaţiilor de bunuri şi lucrări a căror valoare de contract nu depăşeşte 5.000 USD, echivalent. Se recomandă ca specialistul care a pregătit specificaţiile tehnice să participe la procesul de evaluare.

5.3.3.   3 (trei) persoane vor fi numite pentru selecţia consultanţilor individuali, dintre acestea cel puţin 2 (două) fiind foarte bine informate în domeniu.

5.3.4.   5 (cinci) persoane vor fi numite pentru selecţia serviciilor de consultanţă prestate de firme, dintre acestea cel puţin 2 (două) persoane având un nivel de pregătire adecvat (în zonele rurale este foarte greu de îndeplinit această cerinţă, de aceea beneficiarul va apela la specialiştii din cadrul autorităţilor locale sau la „fii" ai satului).

5.3.5.   5 (cinci) persoane vor fi numite în cazul evaluării cotaţiilor de bunuri şi lucrări a căror valoare este de 5.000 USD, echivalent, sau mai mult. Se recomandă ca specialiştii care au pregătit specificaţiile tehnice şi inspectorul de şantier să participe la procesul de evaluare.

5.3.6.  Pentru valori foarte mari sau pentru servicii importante, beneficiarul poate solicita asistenţă din partea Fondului în timpul procesului de evaluare.

5.3.7.   Principalele responsabilităţi ale membrilor Comisiei de evaluare, în timpul procesului de evaluare, aşa cum sunt precizate şi în regulamentele româneşti, sunt:

•  Să-şi organizeze propriile întâlniri;

•  Să primească toate cotaţiile/propunerile de la persoana însărcinată cu organizarea achiziţiilor;

•  Să returneze ofertanţilor, nedeschise, cotaţiile primite după termenul limită;

•  Să deschidă ofertele primite la termen şi să le înregistreze în „Minuta la deschidere", în prezenţa ofertanţilor care doresc să asiste (dacă este prevăzută deschidere publică). Un membru al Comisiei va completa Minuta cu toate datele prezentate şi cu orice alte informaţii considerate importante;

•  Să efectueze evaluarea în conformitate cu condiţiile referitoare la confidenţialitate, obiectivitate şi imparţialitate şi cu respectarea restricţiilor privind „conflictul de interese"24;

•  Să verifice conţinutul ofertelor (dacă acestea sunt complete sau nu);

•  Să determine dacă fiecare cotaţie răspunde substanţial cerinţelor şi să stabilească ce clarificări (informaţii sau documente adiţionale) sunt necesare în legătură cu cotaţiile;

•  Să examineze mai întâi documentele privind eligibilitatea ofertanţilor;

•  Să examineze apoi documentele referitoare la cerinţele de calificare;

•  Să examineze toate preţurile unitare, preţurile totale (verificând calculele şi stabilind eventualele corecţii aritmetice) stabilind preţul total evaluat al fiecărei cotaţii şi solicitând ofertanţilor acceptarea corecţiilor;

•  Să stabilească clasamentul final, alegând câştigătorul în conformitate cu metoda aplicabilă;

•  Să se asigure că valoarea contractului nu depăşeşte costul estimat;

•  Să recomande Beneficiarului ofertantul cel mai bine clasat căruia i se poate încredinţa contractul.

Toţi membrii Comisiei de evaluare îşi vor însuşi şi vor respecta procedurile din acest Ghid, precum şi pe acelea din Documentele transmise ofertanţilor.

5.4. Pregătirea Anunţului publicitar

5.4.1.   Beneficiarul va publica, într-un ziar de largă circulaţie din regiune (sau din ţară), un Anunţ privind achiziţiile pe care urmează să le facă dacă valoarea acestora este mai mare decât echivalentul a 20.000 USD. Scrisorile de intenţie25 primite la Beneficiar vor fi comparate cu Listele furnizorilor/contractorilor din Baza de date a Fondului.

5.4.2.   Fondul anunţă periodic, într-o gazetă cu circulaţie la nivel naţional26, proiectele aprobate spre finanţare, beneficiarii de granturi, locaţia şi tipul proiectului.

5.4.3.   Fondul va publica pe site-ul FRDS (www.frds.ro), trimestrial, lista contractelor atribuite de către beneficiarii de granturi (pentru valori mai mari de 20.000 dolari SUA, echivalent).

5.5.     Pregătirea Invitaţiei la cotaţie/Documentelor de ofertare/Cererii de propuneri

5.5.1.  Pentru pregătirea acestor documente, în Partea a 2-a a Ghidului de achiziţii se găsesc câteva modele şi formulare ale Fondului care trebuie utilizate:

•  Modele27 de Invitaţie la cotaţie, Comandă/Contract, Termene şi condiţii de livrare, Notă de recepţie a bunurilor primite, precum şi formular de Raport de evaluare, pentru achiziţia de bunuri prin metoda „Achiziţie Locală";

•   Formulare28 pentru Invitaţie la cotaţie, Documente de ofertare, Contract şi Raport de evaluare, pentru achiziţia de lucrări prin metoda „Lucrări Mici";

•  Formulare pentru Scrisoare de invitaţie, Cerere de propuneri, Contract şi Rapoarte de evaluare, pentru angajarea consultanţilor prin metoda „Selecţie la preţul cel mai mic", precum şi Termeni de referinţă pentru servicii de proiectare;

•  Termeni de referinţă pentru două tipuri frecvente de consultanţă (contabil, inspector de şantier); Termeni de referinţă - model general pentru alte tipuri de consultanţă.

5.5.2.    Beneficiarul va încuraja candidaţii să viziteze amplasamentul proiectului (zona şantierului/condiţiile de lucru la sediu), înainte ca aceştia să depună oferta/propunerea.

5.5.3.   Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se convinge că firmele invitate la cotaţie/propunere au o bună reputaţie şi sunt autorizate legal pentru livrarea de bunuri, execuţia de lucrări sau prestarea de servicii, acestea fiind obiect curent de activitate al lor. In cazul în care Beneficiarul primeşte o cotaţie/propunere de la o firmă neinvitată, aceasta poate fi acceptată numai după efectuarea unor demersuri similare de verificare a activităţii curente şi reputaţiei firmei.

5.6.   Trimiterea Invitaţiilor. Primirea Cotaţii lor/ Propunerilor

5.6.1.  Pentru ca Beneficiarii să fie siguri că vor primi cel puţin 3 (trei) cotaţii/propuneri astfel încât să se asigure o competiţie corespunzătoare, ei trebuie să trimită invitaţii29, astfel:

· Cel puţin 3 (trei) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei „Achiziţie locală" (pentru valori < 5.000 dolari SUA, echivalent), transmise unor furnizori eligibili care au bunurile necesare, îndeplinind cerinţele de calitate şi performanţă;

· Cel puţin 7 (şapte) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei „Lucrări mici", transmise contractorilor calificaţi din regiune, care au capabilitate tehnică, financiară şi profesională pentru a executa lucrările şi care au executat cel puţin un contract similar, selectaţi de către Beneficiar din Lista contractorilor (Baza de date a Fondului);

· De la 3 (trei) până la 6 (şase) Cereri de propuneri, în cazul metodei „Selecţie la preţul cel mai mic", transmise firmelor din Lista scurtă, selectate de către Beneficiar din Lista proiectanţilor (Baza de date a Fondului);

· Cel puţin 3 (trei) Cereri de exprimare a interesului, în cazul metodei „Selecţia Consultanţilor Individuali", transmise persoanelor care au profesiunea, calificarea şi experienţa necesare;

· Cel puţin 5 (cinci) Invitaţii la cotaţie, în cazul metodei „Achiziţie locală" (pentru valori >= 5.000 dolari SUA, echivalent), transmise unor furnizori  eligibili care au bunurile necesare, îndeplinind cerinţele de calitate şi performanţă.

5.6.2.   Toate ofertele primite, la timp sau cu întârziere, se păstrează în condiţii de siguranţă până la momentul „deschiderii" sau începerii evaluării.

5.7.  Deschiderea ofertelor

5.7.1.  Comisia de evaluare va deschide ofertele (dacă acestea s-au primit în plic închis), va citi şi va verifica cu mare atenţie: invitaţia la cotaţie/documentele de ofertare/cererea de propuneri; termenele de ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecărei cotaţii/propuneri primite; înregistrarea lor; modificări (după caz); cotaţiile/preţurile şi orice alte documente în legătură cu acestea.

5.7.2.   Dacă este prevăzută deschidere publică, Comisia de evaluare va invita ofertanţii/consultanţii care doresc să asiste, în camera în care va avea ioc „deschiderea". Plicurile primite după termenul limită nu vor fi deschise, ci vor fi returnate în forma  prezentată. Plicurile primite la termen vor fi deschise. Se vor citi cu voce tare şi se vor consemna în Minuta la deschidere, numele ofertantului/consultantului şi preţul corespondent. Originalul Minutei va fi păstrat în dosarul achiziţiei.

5.8.  Evaluarea cotaţiilor

5.8.1.   Toţi membrii Comisiei de evaluare sunt pe deplin responsabili pentru corectitudinea evaluării în cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai în prezenţa membrilor comisiei (sunt exceptaţi de la această regulă reprezentanţii Fondului - supervizor/coordonator - care pot fi prezenţi în calitate de consultanţi, fără drept de participare la adoptarea deciziilor).

5.8.2.   Evaluarea cotaţiilor/propunerilor trebuie să se facă conform metodelor şi procedurilor de achiziţii descrise în acest Ghid. Membrii Comisiei de evaluare trebuie de asemenea să întocmească, la sfârşitul activităţii, Rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a Ghidului, precum şi o scurtă descriere a modului în care s-a desfăşurat procesul de evaluare, justificând decizia adoptată.

5.8.3.   Beneficiarul trebuie să verifice dacă membrii Comisiei de evaluare şi-au îndeplinit corect sarcina atribuită. Incredinţarea contractului/comenzii numai pe baza recomandării făcute de Comisia de evaluare nu absolvă Beneficiarul de responsabilitatea contractării. De aceea, se recomandă fiecărui beneficiar de grant să solicite, ori de câte ori apar probleme dificile, opinia reprezentantului Fondului (supervizorul) sau a specialiştilor în achiziţii ai Fondului.

5.9.  Trimiterea notificărilor. Contestaţii

5.9.1.   Rezultatele selecţiei (numele câştigătorului şi valoarea contractului/comenzii) vor fi notificate tuturor participanţilor30. Câştigătorului i se va transmite o Scrisoare de acceptare prin care i se vor comunica termenul limită şi locul unde se va perfecta negocierea contractului.

5.9.2.   Contestaţii (dacă este cazul). Dacă un ofertant solicită în scris informaţii în legătură cu motivele pentru care nu a fost ales, beneficiarul trebuie să întocmească un răspuns. In cazul în care se constată că motivele invocate în contestaţie nu sunt justificate, Beneficiarul poate respinge contestaţia, răspunzând în consecinţă. Dacă, dimpotrivă, se descoperă că procedura nu a fost respectată sau motivele invocate sunt întemeiate, Comisia de evaluare îşi poate reconsidera decizia iniţială. Răspunsul se trimite în scris contestatarului, imediat după ce au fost trasate concluziile, iar dacă decizia Comisiei a fost modificată vor fi înştiinţaţi toţi candidaţii.

5.9.3.   In cazul în care un ofertant înaintează contestaţia la Fond (sau la Bancă), Beneficiarul trebuie să transmită acestor finanţatori (în copie) toate documentele legate de procesul de evaluare. Fondul (sau Banca) va revizui şi va examina procesul de achiziţie, făcând comentariile care se impun sau adoptând o decizie asupra sancţiunilor aplicabile.

5.9.4.   Până când se transmite răspuns contestatarului iar contestaţia va fi rezolvată, semnarea contractului de către beneficiar se amână.

5.10.  Negocierea şi semnarea Contractului/Comenzii

Reprezentanţii Beneficiarului pot semna Contractul/Comanda numai după ce acest document a fost semnat de către ofertant şi numai după ce reprezentantul Fondului (supervizorul) a revizuit procedura, iar comunitatea a fost informată asupra rezultatelor selecţiei. Dacă evaluarea şi selecţia au avut la bază o metodă de achiziţie prin care câştigătorul a fost determinat pe criteriul „preţ", valoarea totală evaluată nu poate fi negociată. Pot fi negociate numai condiţiile şi termenele contractuale (în legătură cu: data de începere, facilităţi pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordării avansului şi garantarea acestuia, organizarea activităţilor comune).

5.11. Registrul de corespondenţă. Registrul contractelor

Toate documentele, invitaţiile, notificările, cotaţiile/propunerile,solicitările de clarificare şi clarificările etc, referitoare la achiziţii,vor fi înregistrate în Registrul de corespondenţă. Pentru toate corespondenţele prin poştă se vor păstra confirmările de primire.

Toate contractele/comenzile vor fi înregistrate în Registrul de contracte, în ordinea în care au fost semnate, primul contract înregistrat fiind Acordul de grant.

5.12. Dosarul de achiziţie

Comitetul de Conducere a Proiectului (CCP) sau Preşedintele/Directorul executiv al Grupului productiv sau al ONG-ului, după caz, trebuie să întocmească dosarul fiecărei achiziţii. Următoarele documente, în original, vor fi păstrate în dosarul respectiv:

•  Anunţul publicitar (ziarul)

•  Decizia privind numirea Comisiei de evaluare

•   Lista bunurilor/Lista cantităţilor de lucrări, Desenele şi specificaţiile tehnice/Cererea de propuneri, Termenii de referinţă

•   Invitaţiile la cotaţie/Scrisorile de invitaţie şi Confirmările, Clarificările, Modificările

•  Cotaţiile/Propunerile primite şi înregistrările acestora (se vor păstra de asemenea şi plicurile în care au fost primite ofertele)

•  Minuta la deschidere, unde este cazul

•  Raportul de evaluare şi documentele adiţionale anexate

•  Notificările, contestaţiile şi răspunsurile (unde este cazul)

•  Contractul semnat

•   Facturile, documente de preluare şi acceptare, bonurile, ordinele de plată, statele de plată

Toate aceste documente vor fi păstrate în Dosarul proiectului timp de 10 (zece) ani după data la care s-a finalizat Proiectul.

CAPITOLUL 6

Coordonarea contractelor. Plăţile

6.1.  Coordonatorul de contract

6.1.1.   Pentru fiecare contract în parte, Beneficiarul va desemna o persoană care va fi coordonator de contract.

Coordonatorul va urmări:

-  recepţionarea tuturor bunurilor/executarea lucrărilor/prestarea serviciilor;

-  respectarea termenelor contractuale şi a condiţiilor de plată;

-  respectarea preţurilor şi tarifelor care au determinat valoarea Contractului.

6.1.2.   Toate plăţile se fac în contul furnizorului/contractorului, înscris de acesta în Contract, numai după ce Beneficiarul a primit documentele justificative (bon fiscal, factură fiscală, chitanţă). Gestionarea banilor se face în conformitate cu „PROCEDURILE FINANCIAR-CONTABILE ale FRDS" din „Manualul Comunităţii".

6.1.3.   Beneficiarul va acorda o atenţie deosebită depozitului bancar în care sunt primite fondurile. Se recomandă ca suma din acest depozit (de cont curent) să fie permanent suficient de mare pentru acoperirea plăţilor datorate. Echipa de conducere a proiectului va verifica periodic suma din cont şi va solicita în timp util următoarea tranşă. Dacă plata datorată este mai mare decât soldul, Beneficiarul poate solicita furnizorului/contractorului să întârzie execuţia sau să amâne depunerea facturii până la primirea tranşei următoare. Termenele contractuale şi condiţiile de plată vor fi de asemenea respectate.

6.2.  Plata pentru bunuri

După consemnarea primirii produsului (bunurilor) prin Notă de recepţie a bunurilor, însoţită de un certificat de calitate şi/sau agrementul tehnic al acestuia, de Certificatul de origine a produsului (ţara de origine - de fabricaţie), precum şi de Certificatul de garanţie, furnizorul poate emite factura, care va fi certificată de coordonatorul contractului şi plata poate fi făcută. Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec probele şi testele de funcţionare nu vor fi acceptate. Plăţile se vor face în conformitate cu cotaţiile primite.

6.3.  Plata lucrărilor

După consemnarea periodică a lucrărilor executate prin Notă de recepţie a lucrărilor, însoţită de toate documentele de certificare a calităţii şi a rezultatelor testelor, contractorul poate emite factura, care va fi certificată de coordonatorul contractului şi plata poate fi făcută. Plăţile se vor face în conformitate cu condiţiile contractului, astfel:

(a)   Pentru contractele cu preţuri unitare fixe: plata se face conform cu preţurile unitare şi cu cantităţile de lucrări executate.

(b)  Pentru contractele cu sumă fixă: plata se face conform cu suma fixă alocată activităţii finalizate din grafic.

Ultima plată va fi făcută numai după terminarea lucrărilor, eveniment consemnat prin Proces-verbal de recepţie la terminare31 şi după executarea remedierilor constatate cu această ocazie.

6.4.  Plata serviciilor

Pentru unele servicii de consultanţă care pot fi materializate (desene, specificaţii tehnice, autorizaţii şi avize) plata poate fi făcută după primirea şi acceptarea acestor documente în forma finală. Se va întocmi Notă de recepţie a serviciilor, iar consultantul va putea emite factura. Pentru acele servicii care nu pot fi materializate (contabilitate, dirigenţie de şantier) plăţile pot fi făcute, pentru luna precedentă, numai dacă consultantul şi-a îndeplinit corespunzător sarcinile în luna respectivă. Plata acestor servicii se face numai pe baza unui document justificativ (factură sau stat de plată).

6.5.  Plata avansului

Nicio plată nu se face în avans la contracte cu valori mici şi în niciun caz fără o scrisoare de garanţie bancară în favoarea Beneficiarului. Avansul se poate acorda numai dacă este necesar, la contracte cu valori mari (peste 50.000 USD), în limita a 10% din valoarea contractului. Pentru a putea încasa avansul, Contractorul va prezenta Beneficiarului o Scrisoare de garanţie bancară, cu valoare egală cu avansul, Beneficiarul reţinând scrisoarea până în momentul în care se execută şi se recepţionează lucrări de valoare echivalentă cu avansul.

CAPITOLUL 7

Rapoartele privind achiziţiile

7.1.  Raport asupra stadiului achiziţiilor

Beneficiarul va raporta la Fond despre stadiul achiziţiilor înainte de solicitarea fiecărei tranşe următoare. Raportul se va prezenta în formatul cerut şi va fi certificat de către supervizorul Fondului. In acest raport Beneficiarul va completa Planul de achiziţii cu achiziţiile efectuate, precizând tipul de achiziţie, stadiul procesului, valoarea contractelor semnate şi plăţile efectuate.

7.2.  Raport final privind achiziţiile

După ce proiectul se finalizează, Beneficiarul va face un raport asupra cheltuielilor finale. Inainte de închiderea proiectului, Beneficiarul va face o scurtă prezentare cu privire la rezultatele proiectului, metodele şi activităţile derulate, problemele pe care Ie-a avut şi soluţiile adoptate, rezultatele privind obiectivele proiectului, cunoştinţele dobândite şi impactul proiectului asupra beneficiarilor şi va face sugestii pentru viitoarele proiecte. Formularele pentru Planul de achiziţii, Raportul privind stadiul achiziţiilor şi Raportul final privind achiziţiile sunt prezentate în continuare.

Planul de achiziţii
Pachete de Contracte	Cost Estimat		Metoda de achiziţie	Semnare Contract	Dată începere	Dată Finală
	LEI	US$
1. BUNURI: ..................... ....................	…………. …………..	………. ……….	Achiziţie locală
Val. Totală Bunuri
2. LUCRĂRI: .....................	…………..	………	Lucrări Mici
Val. Totală Lucrări
3. SERVICII: ....................... ...................... .....................	………….  ………….  …………	………  ………  ………	Selecţie la preţul cel mai mic; Selecţie consultanţi individuali
Val. Totală Servicii
4. Alte costuri  .....................  .....................	………….  ………….	………..  ……….
Total GRANT

Raport privind stadiul achiziţiilor
Descrierea Pachetelor de Contracte	Cost Estimati		Metoda de achiziţie aplicată	Stadiu (invitare/ ofertare/ evaluare)	Contracte (comenzi) semnate
	Cheltuieliii				Valoare Contract (LEI)	Data de început	Data de terminare
	LEI	US$
1. BUNURI:  …………..  ………….			………  ………	…………  ………..	……….  ……….	………  ………	…………  …………
	………….  …………
Total cheltuieli 1.
2. LUCRĂRI: ……………			………	…………	……….	………	………..
	……………
Total cheltuieli 2.
3. SERVICII  …………..  …………..			……….  ……….	………….   …………	………..  ………..	………  ………	………..  ………..
	………….  ………….
Total cheltuieli 3.
4. ALTE COSTURI  ...................  ..................
Total cheltuieli 4.
Total CHELTUIELI

i Se completează cu valorile înscrise în Planul de achiziţii.

iiSe completează cu valorile plăţilor efectuate.

Raport final privind achiziţiile

Contracte	Costuri Estimate		Cheltuieli la contracte (LEI)
			Valori totale contractate	Plăti finale	Valori economii (-)	Valori adăugate (+)
	LEI	US$
1. BUNURI:
2. LUCRĂRI:
3. SERVICII:
4. Alte COSTURI
Total Buget Cheltuieli

Partea a 2-a a Ghidului de achiziţii*) cuprinde:

SECŢIUNEA I. ACHIZIŢIE DE BUNURI:

•  Invitaţie la cotaţie şi Termene şi condiţii de livrare - model

•  Comandă/contract livrare bunuri - model

•  Raport de evaluare/bunuri - formular FRDS

SECŢIUNEA II. ACHIZIŢIE DE LUCRĂRI:

•   Invitaţie la cotaţie şi Instrucţiuni pentru ofertanţi cu anexe (A, B, C, D şi E) - formulare FRDS

•  Contract pentru execuţie lucrări cu preţuri unitare fixe - formular FRDS

•  Contract pentru execuţie lucrări cu sumă fixă - formular FRDS

•  Raport de evaluare/lucrări - formular FRDS

SECŢIUNEA III. ACHIZIŢIE DE SERVICII:

•  Cerere de propuneri şi Informaţii pentru consultanţi cu anexe (A, B, C, D, E, F, G şi H) - formulare FRDS

•  Contract de prestări servicii - formular FRDS

•   Rapoarte de evaluare/servicii (tehnică/financiară) - formulare FRDS

Explicaţii şi comentarii:

1   Tipul de procedură se va stabili de către Beneficiarul de grant numai cu asistenţa specialiştilor Fondului.

2  Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.

3  Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează şi compară cotaţiile primite, verifică încadrarea substanţială în cerinţe şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.

4  Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.

5  Setul de documente - modele FRDS - se regăseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea I.

6  Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează şi compară cotaţiile primite, verifică încadrarea substanţială în cerinţele Invitaţiei la cotaţie şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.

7   Recepţia şi punerea în funcţiune pentru echipamente sau utilaje se vor face numai în prezenţa unui specialist.

8   Se interzice împărţirea unor lucrări în contracte de valori mai mici cu scopul aplicării unei proceduri mai simple.

9  Compararea preţurilor se face exclusiv TVA.

10   Se grupează lucrările pe categorii mari (activităţi), într-o ordine cronologică, care pot fi executate şi recepţionate parţial.

11    Setul de documente - modele FRDS - se regăseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea II.

12  Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, îndeplinirea condiţiilor de calificare ale ofertanţilor, evaluează şi compară cotaţiile primite, verifică încadrarea în cerinţele Invitaţiei şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.

13    Compararea preţurilor se face luându-se în considerare toate cantităţile de lucrări, costurile directe şi alte costuri (in)directe, exclusiv TVA.

14  In conformitate cu conţinutul-cadru al Proiectului tehnic (Ordinul nr. 1.014/874 MFP/MLPTL din 2001).

15   Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativă, putând fi invitaţi şi contractori care şi-au exprimat interesul, numai după ce se verifică eligibilitatea, activitatea şi notorietatea acestora.

16   Setul de documente - formulare FRDS - se regăseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea II.

17  Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, îndeplinirea condiţiilor de calificare ale ofertanţilor, evaluează şi compară cotaţiile primite, verifică încadrarea în cerinţele invitaţiei la cotaţie, evaluează preţurile (utilizând pentru comparaţie preţurile unitare din Baza de date FRDS) şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.

18  Ataşamentele şi Situaţiile pentru lucrările executate corespunzător Proiectului tehnic şi conform condiţiilor de calitate se certifică cantitativ şi calitativ de către un inspector de şantier angajat de către Beneficiar.

19  Compararea preţurilor se face exclusiv TVA, luându-se în considerare toate activităţile (serviciile) cerute.

20   Setul de documente - formulare FRDS - se regăseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea III.A.

21   Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativă, putând fi invitaţi şi alţi consultanţi care şi-au exprimat interesul, caz în care este necesară verificarea calificării şi notorietăţii acestora.

22  Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, verifică îndeplinirea Termenilor de referinţă şi notează fiecare propunere, conform cu criteriile şi punctajul comunicat prin Cererea de propunere.

23   Setul de documente - modele FRDS - se regăseşte în Partea a 2-a a Ghidului, Secţiunea III.B.

*) Partea a 2-a a Ghidului de achiziţii poate fi consultată la organizatorii achiziţiilor.

24   Fiecare membru al Comisiei de evaluare va semna pe propria răspundere o Declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate.

25  Scrisorile de intenţie demonstrează interesul firmelor, de aceea, după o atentă verificare a informaţiilor furnizate, acestea vor fi luate în considerare cu prioritate.

26  De regulă, în „Tribuna Construcţiilor".

27  Un model poate fi adaptat situaţiei şi caracteristicilor specifice achiziţiei.

28   Un formular trebuie completat cu toate datele Proiectului, dar nu poate fi modificat decât cu avizul prealabil al Fondului.

29   Beneficiarul va solicita de la invitaţi „confirmare de primire" a Invitaţiei (sub semnătura reprezentantului firmei).

30   Beneficiarul se va asigura că toţi participanţii au primit notificările, solicitând „confirmare de primire" (sub semnătură).

31   Beneficiarul va numi o Comisie de recepţie şi va anunţa despre acest eveniment întreaga comunitate, Fondul, autoritatea locală, toate instituţiile locale interesate, pe alţi colaboratori ai săi.